Reembolso de milhas dos funcionários
Contente
- Tarifas de reembolso de milhas da empresa
- Reembolso de funcionários do governo
- Requisitos de reembolso de despesas com automóveis
- Outras maneiras pelas quais os empregadores compensam os funcionários pelas despesas com automóveis
- Consequências fiscais para reembolsos de milhas
- Despesas de automóvel não reembolsadas
O reembolso dos funcionários pelo uso de seu próprio automóvel variará um pouco de acordo com o empregador e o setor, mas a maioria das organizações compensa os funcionários aproximadamente à taxa padrão de milhagem definida pelo IRS ou à taxa de reembolso de veículos particulares. A taxa é estabelecida anualmente pela Administração de Serviços Gerais (GSA), com base em pesquisas realizadas por uma empresa de consultoria independente em relação aos custos atuais da utilização de um veículo.
Para 2020, a Taxa Padrão de Quilometragem é fixada em 57,5 centavos por milha percorrida, abaixo dos 58 centavos de 2019. Essa tarifa fixa fixa incorpora o custo de seguro, registro, gás, petróleo e manutenção. muito trabalho, isso pode resultar em uma dedução significativa.
Tarifas de reembolso de milhas da empresa
A maioria dos empregadores reembolsa à taxa do IRS ou do GSA, pois pode deduzir esse valor como despesa ao registrar sua declaração de imposto de renda corporativa, embora existam outras fórmulas tributárias complexas que os empregadores podem usar. Quando é difícil encontrar trabalhadores qualificados durante expansões econômicas, é mais provável que os empregadores forneçam taxas competitivas de reembolso.
O Internal Revenue Service exige que os pagamentos de reembolso sejam feitos separadamente do salário, sem impostos retidos. Alguns empregadores, portanto, processam pagamentos de despesas através do sistema de contas a pagar para mantê-los separados da folha de pagamento e manter a conformidade com as leis do IRS.
Se o seu empregador estiver reembolsando a taxa GSA ou IRS ou próximo a ele, poderá ter certeza de que está fazendo um acordo justo.
Reembolso de funcionários do governo
Os funcionários do governo sempre serão reembolsados exatamente à taxa GSA se o uso de um carro de propriedade privada for autorizado ou quando nenhum veículo do governo estiver disponível.
Requisitos de reembolso de despesas com automóveis
Você precisará fornecer um registro de milhagem, recibos de gás e documentação de qualquer outro recibo de despesa permitido relacionado ao seu carro. Sem registros detalhados, seu relatório de despesas pode ser rejeitado. Ou pior, seu empregador pode tomar medidas disciplinares se achar que sua reivindicação pode ser fraudulenta. Muitos empregadores exigem manutenção de registros contemporânea, assim como o IRS. Não tente estimar sua milhagem, pois isso pode violar as políticas do seu empregador.
Manter caneta e papel em seu carro é um método, ainda que tedioso; uma escolha melhor é um aplicativo de rastreamento de milhagem que rastreia automaticamente suas viagens em um registro contemporâneo que você pode imprimir ou baixar. É uma maneira eficiente de acompanhar a quilometragem, os pontos de partida e de chegada e o objetivo comercial da unidade de incluir no seu relatório de despesas.
Outras maneiras pelas quais os empregadores compensam os funcionários pelas despesas com automóveis
De acordo com a Society for Human Resource Management, essas são alternativas comuns ao reembolso de milhas, pois as formas de os empregadores compensarem os funcionários pelas despesas de condução de negócios são:
Subsídio de carro plano.Os empregadores fornecem aos funcionários um subsídio de carro, como US $ 400 por mês, para cobrir os custos de combustível, desgaste, pneus e muito mais.
Programas FAVR.Os empregadores reembolsam os funcionários de acordo com um programa de reembolso de taxa fixa e variável (FAVR), no qual os funcionários são reembolsados por custos fixos (como seguros, impostos e taxas de registro) e despesas com veículos variáveis (como combustível e manutenção). Os reembolsos são isentos de impostos para os funcionários se determinados requisitos de contabilidade de despesas forem atendidos.
Consequências fiscais para reembolsos de milhas
Os reembolsos de milhagem são considerados desembolsos isentos de impostos pelos empregadores, desde que documentados e não excedam suas despesas reais. No entanto, seu empregador não pode pagar diretamente pelos custos operacionais, como reparos ou manutenção do seu carro, sem consequências fiscais. Outras despesas, como pedágios diretamente relacionados ao transporte comercial, podem ser reembolsadas sem tributação, desde que você tenha recibos.
Alguns empregadores fornecem um subsídio mensal para despesas com automóveis. Se os funcionários forem obrigados a fornecer registros de despesas, eles serão tributados apenas por qualquer quantia recebida além das despesas registradas. Se os empregadores não exigirem documentação, o subsídio poderá estar sujeito a tributação.
Despesas de automóvel não reembolsadas
A partir do ano fiscal de 2018, com a implementação da Lei de Cortes e Empregos nos Impostos, os trabalhadores não podem mais deduzir despesas com automóveis não reembolsadas. Em 2017 e anos anteriores, essas despesas foram dedutíveis na medida em que ultrapassassem 2% da receita bruta ajustada. Portanto, os trabalhadores que dirigem extensivamente como parte do desempenho de suas responsabilidades profissionais devem avaliar cuidadosamente as políticas de reembolso da empresa ao revisar as ofertas de emprego.
Se um empregador normalmente não reembolsar as despesas do carro, você poderá oferecer uma redução de salário em troca de reembolso, uma vez que o reembolso será protegido da tributação se as despesas forem documentadas adequadamente. Como alternativa, você pode negociar um salário mais alto para contabilizar a carga tributária adicionada de acordo com a nova lei tributária.
De acordo com o IRS, apesar da suspensão de diversas deduções detalhadas, as deduções de despesas dedutíveis na determinação da receita bruta ajustada não são suspensas. Por exemplo, membros de um componente de reserva das Forças Armadas dos Estados Unidos (Forças Armadas), funcionários do governo estadual ou local pagos com base em honorários e certos artistas performáticos têm o direito de deduzir as despesas de viagem dos funcionários não reembolsadas como um ajuste na receita total na linha 24 do Anexo 1 do Formulário 1040 - 3 - (2018), não como uma dedução discriminada no Anexo A do Formulário 1040 (2018) e, portanto, pode continuar a usar a taxa de milhagem padrão comercial.
As informações contidas neste artigo não são aconselhamento jurídico ou tributário e não substituem esse aconselhamento. As leis estaduais e federais mudam frequentemente, e as informações deste artigo podem não refletir as leis de seu próprio estado ou as alterações mais recentes da lei.
