Dicas de responsabilidade da equipe de gerenciamento de projetos
Contente
- Abordar a responsabilidade na reunião inicial
- Destaque a interconectividade das tarefas
- Obter compromissos públicos sobre itens de ação
- Acompanhamento público de itens de ação
- Enfrente o fraco desempenho
- Escalar problemas de desempenho quando necessário
A prestação de contas, essencial para o sucesso de todo projeto, não significa que um gerente de projeto deve cuidar, microgerenciar ou persuadir as pessoas a realizar as tarefas. Tais táticas geralmente causam conflito e animosidade em relação ao gerente de projeto. Em vez de ser a única pessoa responsável por responsabilizar as pessoas, uma abordagem melhor que o gerente de projetos pode adotar é capacitar toda a equipe a defender a responsabilidade do projeto. Aqui estão seis maneiras de transformar a responsabilidade em um projeto:
Abordar a responsabilidade na reunião inicial
A reunião de início do projeto é um momento para animar a equipe do projeto e definir as expectativas de como o projeto será executado. Definir a responsabilidade antecipadamente como um princípio fundamental do projeto é fundamental.
Na reunião inicial, o patrocinador do projeto e o gerente do projeto deixam claras suas expectativas. O patrocinador do projeto observa como eles responsabilizarão o gerente de projetos e como eles responsabilizarão todos os demais.
A responsabilidade não para por aí. Com base nesses pontos, o gerente de projetos informa aos membros da equipe que eles esperam que eles também responsabilizem o gerente de projetos. O gerente de projeto também observa como eles esperam que os membros da equipe se responsabilizem. Convocar um ao outro é incentivado, desde que todos os membros da equipe mantenham profissionalismo e respeito pelos outros.
Essas declarações estabelecem um sistema claro de responsabilidade. O gerente do projeto é o principal responsável pelo sucesso do projeto, mas, para ter sucesso, ele espera que todos sejam responsáveis e se responsabilizem.
Destaque a interconectividade das tarefas
Os projetos quase sempre incluem tarefas interdependentes. Algumas coisas precisam acontecer em sequência para tornar o projeto bem-sucedido. Como um gerente de projeto apresenta os detalhes de um projeto para a equipe, o gerente de projeto deve ter a intenção de destacar como as tarefas se cruzam.
Às vezes, as tarefas são executadas simultaneamente. Pode acontecer por necessidade ou pelo interesse da eficiência. Após a conclusão das tarefas, seus produtos de trabalho são usados em uma tarefa subsequente. A estrutura de responsabilidade funciona como no exemplo acima. Os que trabalham na tarefa subsequente responsabilizam os que trabalham nas tarefas anteriores.
Pelo gerente de projeto mostrando aos membros da equipe como as tarefas se relacionam entre si e como cada membro da equipe precisa fazer um bom trabalho em benefício de outros membros da equipe, o gerente de projeto incentiva os membros da equipe a se responsabilizarem.
Se um membro da equipe não puder iniciar uma tarefa até que outro conclua a tarefa, o membro dependente tem interesse no sucesso do outro membro da equipe e responsabilizará esse membro por desempenho oportuno e de alta qualidade.
Obter compromissos públicos sobre itens de ação
Um dos motivos pelos quais os gerentes de projeto realizam reuniões de equipe é determinar as próximas etapas com base em como o projeto progrediu. Quando possível, as coisas devem seguir o planejado, mas quando problemas inesperados surgirem, eles precisam ser tratados.
Não importa quem concorda em lidar com um problema, o membro da equipe que assume a tarefa, o gerente de projeto deve documentar o que deve ser feito e quando deve ser concluído.
O item de ação deve ser incluído nas notas da reunião ou no log de itens de ação. Diferentes filosofias de gerenciamento de projetos fazem isso de maneira diferente. A chave é anotar itens de ação para referência futura.
Acompanhamento público de itens de ação
Quando os membros da equipe assumem compromissos, toda a equipe deve poder confiar na tarefa que está sendo concluída. Escrever esses compromissos é ótimo, mas as tarefas precisam ser concluídas.
À medida que as tarefas são atribuídas, o gerente de projeto deve acompanhar para garantir que os membros da equipe cumpram sua palavra. A melhor parte do compartilhamento da responsabilidade é que os gerentes de projeto não precisam ser o cara mau.
Depois que o gerente de projeto estabelece uma atmosfera de responsabilidade, não há necessidade de censurar alguém que não segue adiante. A dinâmica do grupo cuidará da situação. A pressão dos colegas pode funcionar positivamente. O gerente de projeto apenas precisa chamar a atenção para o item de ação e deixar a pessoa responsável falar.
De tempos em tempos, o gerente de projeto pode precisar fazer perguntas sobre o motivo pelo qual um compromisso não foi cumprido, mas geralmente a pessoa responsável será informada sobre erros, erros de cálculo ou barreiras e assumirá um novo compromisso para concluir o item de ação original e possivelmente para reparar qualquer lapso no desempenho.
Enfrente o fraco desempenho
O fraco desempenho de um membro da equipe de projeto é um problema que os gerentes de projeto devem lidar com rapidez e diplomacia. Se outros membros da equipe do projeto perceberem que o desempenho ruim é tolerado, sua motivação diminuirá e o desempenho provavelmente diminuirá de acordo.
No entanto, os gerentes de projeto não podem ser buzzsaws para reduzir o desempenho ruim quando não atendem às expectativas. É um ato de equilíbrio entre lidar com as coisas rapidamente e humanamente.
O fraco desempenho não desaparece por si só. Não é permitido permanecer, no entanto, os gerentes de projeto precisam ter tempo para os artistas com desempenho ruim corrigirem seu comportamento, uma vez que isso seja levado a sua atenção.
Escalar problemas de desempenho quando necessário
Se o manuseio de baixo desempenho individualmente não funcionar, o gerente de projeto deve encaminhar o problema ao supervisor do membro da equipe. Se isso falhar, o patrocinador do projeto pode precisar intervir.
Antes de encaminhar um problema ao patrocinador do projeto, o gerente de projeto deve esgotar todas as outras opções. No caso de baixo desempenho, o gerente do projeto deve ser específico com o patrocinador do projeto e fazer recomendações para resolver o problema.
Se o gerente de projeto deseja que o membro da equipe seja aconselhado por um gerente de segunda linha, por exemplo, o gerente de projeto deve fazê-lo. Se o gerente de projeto quiser que o membro da equipe seja substituído, ele deverá fazer essa solicitação. O gerente de projeto deve fornecer opções e destacar os prós e contras de cada opção.
