Como dar feedback aos funcionários defensivos
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O feedback é uma das ferramentas mais poderosas no kit de ferramentas do gerente para fortalecer o desempenho no local de trabalho.
- O feedback positivo se concentra em identificar e reforçar os comportamentos que promovem alto desempenho.
- O feedback construtivo - frequentemente referido como feedback negativo - concentra-se na identificação e promoção de mudanças de comportamento que prejudicam o alto desempenho.
O feedback efetivo é específico do comportamento (negativo ou positivo) e é entregue o mais próximo possível da ocorrência. Embora os profissionais motivados apreciem tanto o feedback positivo quanto o construtivo, os gerentes costumam sentir-se desconfortáveis em fornecê-lo, particularmente qualquer coisa considerada negativa. Em pesquisas e estudos, os gerentes que lutam para fornecer feedback construtivo preocupam-se com o fato de não serem apreciados ou com medo de criar um incidente oferecendo críticas.
Seguindo e praticando as sugestões descritas neste artigo, o gerente pode eliminar o medo de fornecer feedback negativo e transformar a conversa em um evento construtivo.
10 dicas para ajudá-lo a fornecer feedback negativo
- Controle suas emoções. Você não quer criticar as ações de outra pessoa quando estiver com raiva ou chateado. Se a temperatura estiver quente, reserve um tempo para esfriar as coisas. Embora o feedback construtivo seja efetivo o mais próximo possível do incidente observado, se a situação for aquecida, é bom agendar uma reunião para o dia seguinte.
- Nunca forneça feedback negativo na frente do membro da equipes. Encontre um lugar privado. Conduza a reunião em seu escritório ou agende uma sala de conferência para sua discussão de feedback.
- Concentre-se no comportamento observado, não na pessoa. Lembre-se, o objetivo do feedback construtivo é eliminar comportamentos que prejudicam o alto desempenho. Se o indivíduo perceber que está sendo atacado pessoalmente, ele rapidamente ficará na defensiva e a oportunidade para uma discussão significativa será perdida.
- Seja específico. O feedback eficaz é específico. A sugerir, "John, você certamente brincou com isso" pode ser verdade, mas não diz a John o que ele fez de errado. O mesmo vale para dizer a Mary que ela está atrasada para o trabalho com muita frequência. Em vez disso, descreva o comportamento muito específico e identifique as implicações comerciais do comportamento. Por exemplo: "Mary, quando você está atrasado para o seu turno, exige que suspendamos alguém do turno anterior. Isso exige que pagemos horas extras; isso incomoda seu colega e pode reduzir a qualidade se eles não entenderem seu trabalho específico. Faça você entende?"
- Seja oportuno. Se você já recebeu uma longa lista de comentários negativos sobre uma avaliação de desempenho anual, entende como essa entrada é inútil muito tempo depois do fato. Feedback de todos os tipos deve ser dado o mais rápido possível após o evento.
- Fique calmo. Independentemente de como você está chateado, nunca vale a pena perder o controle de suas emoções. Como mencionado acima, se você precisar de tempo para reunir suas emoções, adie a discussão por algumas horas ou no máximo por dia. Lembre-se de que a intenção do feedback é promover melhorias e abordar a discussão com essa atitude positiva.
- Reafirme sua fé na pessoa. Isso reforça o passo três, mas aqui você diz a eles que ainda tem fé neles como pessoa e em suas habilidades; é apenas o desempenho deles que você quer que eles mudem. Diga algo como "você é um bom representante de atendimento ao cliente, por isso tenho certeza de que vê a necessidade de ser mais paciente com os clientes".
- Pare de falar e convide a outra parte para participar. Depois de informar à pessoa quais ações específicas recentes foram inadequadas e por que parar de falar. Dê à outra pessoa a chance de responder às suas declarações e fazer perguntas esclarecedoras.
- Definir e concordar com um plano de ação mutuamente aceitável. Concorde sobre qual desempenho futuro é apropriado para o funcionário. Se houver coisas específicas que o funcionário precise começar a fazer ou parar de fazer, verifique se ele está claramente identificado. Se houver algo que você precise fazer, talvez um treinamento adicional para o funcionário, concorde com isso também.
- Estabeleça um tempo para o acompanhamento.Definir uma data e hora claras para revisar ações e melhorias é uma parte importante do processo de feedback. Estabelece a responsabilidade e melhora a probabilidade de melhoria de desempenho.
E lembre-se, depois de fornecer o feedback construtivo e concordar com um plano de resolução e acompanhamento, prossiga com o trabalho. Não guarde má vontade em relação ao funcionário porque ele cometeu um erro. Não passe o mouse sobre eles por medo de que possam cometer outro erro. Monitore seu desempenho como todos os funcionários, mas não fique obcecado.
