Como escrever cartas de reprimenda para desempenho dos funcionários

Contente

• Componentes das Cartas de Repreensão
• A importância das assinaturas
• Dê uma oportunidade para a resposta dos funcionários
• Modelo de Carta de Repreensão
• Modelo de Carta de Repreensão # 1 (Versão Texto)
• Modelo de Carta de Repreensão # 2 (Versão Texto)
• Confirmação de recebimento por funcionário

Cartas de reprimenda são cartas escritas pelo supervisor para fornecer uma declaração oficial de um problema de desempenho que um funcionário deve melhorar. As cartas de repreensão costumam ser uma etapa do processo formal de ação disciplinar que pode resultar em ações disciplinares adicionais para o funcionário, incluindo a rescisão do contrato de trabalho, se o funcionário não melhorar.

As cartas de reprimenda são um componente significativo na documentação de um problema de desempenho do funcionário para o funcionário e o empregador. Cartas de reprimenda indicam clara e especificamente o desempenho que deve melhorar e as consequências se o desempenho não melhorar.

Essas cartas comerciais formais geralmente seguem após qualquer tentativa de treinamento verbal por um supervisor. No entanto, eles geralmente vêm antes de uma correção verbal para o funcionário - chamada de aviso verbal ou aviso verbal formal. Todas as etapas devem se concentrar no problema de desempenho ou nos problemas de desempenho relacionados.

Componentes das Cartas de Repreensão

Cartas eficazes de repreensão têm vários componentes em comum. Eles devem ter uma declaração clara do problema ou do problema de desempenho que o funcionário deve melhorar. Pode enumerar vários exemplos de maneiras pelas quais o funcionário pode alterar seu desempenho para atender às expectativas de desempenho. Dar exemplos fornece ao funcionário uma imagem compartilhada - significado compartilhado - em torno das expectativas do supervisor e da empresa.

Se relevante, inclua uma linha do tempo dentro da qual o desempenho do funcionário precise melhorar. Essa referência pode estar na forma de uma data de vencimento ou data de término na qual o supervisor reavaliará o desempenho do funcionário.

Explique como o não desempenho afeta não apenas o funcionário, mas também o local de trabalho e o sucesso da organização. Faça uma declaração clara sobre as conseqüências que um funcionário pode esperar se seu desempenho não melhorar, conforme descrito na carta de repreensão.

A importância das assinaturas

A assinatura do supervisor ou do gerente do funcionário é importante quando se trata de repreensões. A carta geralmente contém uma declaração de que a assinatura do funcionário representa o recebimento da carta. Isso não indica necessariamente que eles concordam com seu conteúdo. Você deve ser específico na redação para que o funcionário entenda que está reconhecendo que o recebimento não está errado.

Dê uma oportunidade para a resposta dos funcionários

Você deve dar ao funcionário a chance de responder às questões levantadas na carta de repreensão. A objeção deve ser feita por escrito, datada e assinada pelo funcionário. O funcionário pode concordar, discordar, expressar contrição e assim por diante. As refutações escritas pelo funcionário são anexadas às cartas originais de repreensão.

Modelo de Carta de Repreensão

Este é um exemplo de uma carta de repreensão. Faça o download da carta de reprimenda (compatível com Google Docs e Word Online) ou veja abaixo para obter mais exemplos.

Modelo de Carta de Repreensão # 1 (Versão Texto)

Para: Jeffery Jones

De: George Peterson

1 de setembro de 2018

Re: Carta de Repreensão

Esta é uma carta formal de repreensão para notificá-lo de que seu desempenho não está atingindo os níveis esperados de contribuição. Em seu trabalho como especialista técnico em suporte ao cliente, as expectativas do trabalho foram desenvolvidas por todo o grupo de especialistas em suporte técnico e seu gerente. Isso significa que eles são o padrão aceito para o desempenho de cada especialista em suporte técnico.

Você está falhando no desempenho das seguintes maneiras.

• O número de clientes que você atende em uma semana é 30% abaixo do padrão que o restante dos especialistas em suporte técnico está atendendo.
• O grau de dificuldade dos problemas que você escolhe responder é 40% abaixo do padrão que o restante da equipe está alcançando.
• O tempo que os clientes passam ao telefone com você excede o restante da equipe em 25%.

Como você pode ver, nas três medidas de desempenho mais importantes para o seu trabalho, você não está conseguindo. Seu supervisor falou com você várias vezes e você recebeu treinamento adicional. Consequentemente, acreditamos que você não está disposto a executar. Isso está afetando negativamente a carga de trabalho do restante da equipe técnica.

Precisamos ver uma melhoria imediata em todas as três áreas de desempenho ou ações disciplinares adicionais até e incluindo a rescisão do contrato ocorrerão. Temos fé que você pode melhorar. Precisamos ver uma melhoria imediata.

George Peterson, Supervisor

Marian Demark, Gerente de Recursos Humanos

Modelo de Carta de Repreensão # 2 (Versão Texto)

Para: Linda Rodriguez

De: Mary Wilmont

1 de setembro de 2018

Re: Carta de Repreensão

O objetivo desta carta de repreensão é notificá-lo formalmente de que sua presença está afetando negativamente sua capacidade de concluir seu trabalho. Embora os funcionários isentos de salário não precisem trabalhar em horários específicos, uma semana de trabalho de quarenta horas é padrão e esperada.

Você não compareceu ao trabalho pelo menos um dia por semana desde o início do seu novo emprego e trabalha apenas trinta e duas horas por semana. Seu gerente informou você da disponibilidade do tempo de folga no FMLA para problemas médicos pessoais ou familiares. Ele também perguntou se você precisa de um alojamento para que você possa efetivamente executar seu trabalho.

Ele sugeriu que você visite o departamento de Recursos Humanos para discutir essas questões e sua participação. Você recusou as três oportunidades que oferecemos para ajudá-lo a melhorar esse desempenho ruim.

A realidade é que você não pode realizar seu trabalho em menos de quarenta horas. Faltam prazos para as tarefas de seu trabalho e seu atraso está afetando negativamente o trabalho dos colegas de trabalho do departamento de marketing. Eles estão perdendo os prazos como resultado de sua falha no desempenho.

Além disso, seu trabalho inacabado, quando atribuído a seus colegas de trabalho, está sobrecarregando suas cargas de trabalho, pois eles já têm empregos que exigem quarenta horas de trabalho por semana. Isso é injusto e não vamos tolerar esses impactos negativos no local de trabalho a partir de agora.

Precisamos ver uma melhoria imediata em sua participação ou encerraremos seu emprego. Isso significa que você deve comparecer ao trabalho cinco dias por semana. Se você não comparecer ao trabalho cinco dias por semana, não poderá cumprir as metas para as quais foi empregado.

Nossas políticas de folga remunerada padrão oferecem seis dias de folga remunerados e dois dias de férias pessoais que você deve usar durante um ano. Você deve solicitar dias de férias com antecedência.

Você já usou quatro dos seus dias de doença e todos os seus dias pessoais com suas ausências atuais. Não planejamos dar mais tempo a você. Isso deixa você com apenas dois dias de folga e o período de férias pago que você deve solicitar com antecedência.

Se você tiver uma ausência acima do tempo de folga disponível, encerraremos seu emprego. Esperamos que você entenda o quão perto está de perder seu emprego. Você não receberá mais avisos.

Saudações,

Mary Wilmont, Gerente

Thomas Credence, Diretor de Recursos Humanos

Confirmação de recebimento por funcionário

É importante criar uma trilha em papel das ações de repreensão dos funcionários. Esse processo permite a criação de provas de que o funcionário recebeu notificação adequada de problemas e medidas - como aconselhamento - foram tomadas para remediar a situação.

Um simples aviso de recebimento de orientação esclarece que o funcionário recebeu uma repreensão.