Lista de habilidades e responsabilidades do assistente de escritório

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Contente

Responsabilidades do trabalho de assistente de escritório
Como usar listas de habilidades
Principais habilidades de assistente de escritório

Os cargos de assistente de escritório (semelhantes aos assistentes pessoais) podem ser encontrados em todos os setores e compartilham um conjunto bastante grande de habilidades. Os assistentes de escritório às vezes são conhecidos como secretários ou assistentes administrativos, mas o que eles fazem é auxiliar no funcionamento de um escritório. Se o escritório pertence a um escritório de advocacia, uma prática médica, uma instituição educacional ou uma corporação, as necessidades são semelhantes; alguém precisa registrar registros, manter agendas e cuidar da comunicação de rotina em nome das pessoas que usam o escritório. Que alguém poderia ser você.

Responsabilidades do trabalho de assistente de escritório

Embora os cargos de assistente de escritório sejam geralmente semelhantes entre si, o trabalho ainda é variável - varia apenas de dia para dia, e não de escritório para escritório. Hoje você pode atuar como recepcionista, amanhã pode exigir conserto da impressora e, no dia seguinte, terá que levar todo o arquivo para o século XXI. Você precisará de um conjunto de habilidades muito amplo para ter sucesso.

Os assistentes de escritório estão entre os grandes heróis desconhecidos do mundo dos negócios, porque quando você faz seu trabalho corretamente, ninguém percebe - o escritório parece funcionar sozinho. Mas algumas pessoas gostam do trabalho rápido e flexível, da sensação de estar no centro de tudo. E uma boa secretária ainda pode encontrar trabalho em quase qualquer lugar, em qualquer tipo de organização.

Como usar listas de habilidades

Você pode usar essas listas de habilidades em todo o processo de busca de emprego. Primeiro, os nomes dessas habilidades funcionam como palavras-chave; portanto, use o máximo possível ao escrever seu currículo. Não confie na contratação de supervisores para descobrir que você tem o que eles querem, diga diretamente a eles.

Segundo, você pode usar essas mesmas palavras-chave em sua carta de apresentação. Concentre-se especificamente naqueles com os quais seu possível empregador se preocupa mais. Você precisará fazer sua pesquisa porque, embora os trabalhos de assistente de escritório sejam geralmente semelhantes, os supervisores de contratação variam em suas prioridades. A descrição do trabalho provavelmente incluirá uma lista das habilidades necessárias. Preste atenção nisso.

Por fim, você pode usar esta discussão para planejar sua entrevista. Certifique-se de ter preparado pelo menos um exemplo para um período em que demonstrou habilidades de cada categoria listada aqui.

Também pode ajudar a revisar nossas listas de habilidades listadas por cargo e tipos de habilidades.

Principais habilidades de assistente de escritório

Habilidades de comunicação verbal: A comunicação é uma habilidade essencial para um assistente de escritório. Você terá que interagir com seu supervisor, colegas de escritório, profissionais que ajudar e, possivelmente, clientes ou pessoas em outros escritórios da mesma organização. Todos vocês trabalham em equipe e são o principal centro de comunicação. Você precisa ser alegre, prestativo, bem informado, articulado e ser um bom ouvinte todos os dias.

Atender telefones
Relações com Clientes
Comunicação
Encaminhamento de chamadas telefônicas
Recebimento de mensagens
Encaminhamento de chamadas telefônicas
Quadro de distribuição
Telefone
Comunicação verbal

Habilidades de comunicação por escrito: A maioria dos assistentes de escritório escreve muito. Eles podem escrever memorandos, preencher formulários ou rascunhar cartas ou e-mails. Alguns criam conteúdo para o site da empresa ou editam texto para outros. Uma comunicação clara e profissional por escrito é essencial.

Correspondência
O email
Enviar
Correspondências
Digitando
Processamento de texto
Comunicação escrita

Simpatia: Um assistente de escritório pode ser a primeira pessoa que um cliente vê ao entrar no escritório. Se o ocupante principal do escritório estiver ausente no momento, o assistente do escritório poderá ser a única pessoa com quem o visitante interage. Você deve estar pronto para cumprimentar cada visitante com um sorriso e uma palavra gentil e ajudá-lo com o que for necessário, na medida do possível. Portanto, boas habilidades interpessoais são uma necessidade.

Atendimento ao Cliente
Direcionando Visitantes
Flexível
Amigáveis
Cumprimentar os convidados
Interpessoal
Atitude positiva
Confiabilidade
Bem-vindo Visitantes

Habilidades tecnológicas: Antigamente, os secretários faziam muita digitação. Os tempos mudaram e a tecnologia também, mas os assistentes de escritório ainda podem esperar gastar muito tempo na frente de um teclado. Em vez de uma máquina de escrever, você precisará conhecer uma variedade de aplicativos de software. Saber como fazer algum suporte técnico leve e como consertar uma impressora recalcitrante também não prejudica.

Computador
Excel
Internet
Microsoft Office
Microsoft Word
QuickBooks
Tecnologia

Organização: Assistentes de escritório devem ser extremamente organizados para efetivamente manipular suas muitas tarefas. Você também precisará ajudar a manter outras pessoas organizadas, desde a manutenção de calendários até a organização do escritório.

Suporte administrativo
Compromissos
Faturamento
Calendários
Clerical
Entrada de dados
Entregando Correio
Preenchimento eletrônico
Relatório de despesas
Arquivamento
Operações de Recepção
Manipulação de dinheiro
Deveres do escritório
Equipamento de escritório
Inventário de material de escritório
Material de escritório
Suporte do Office
Organização
Papelada
Remessa

Habilidades para resolver problemas: A resolução de problemas ou habilidades de pensamento crítico são importantes para qualquer assistente de escritório, pois você costuma ser a pessoa que os outros procuram com perguntas ou problemas.