Gerenciamento básico de projetos 101

Contente

• O que é gerenciamento de projetos?
• Os elementos de um projeto
• O elemento mais importante: escopo
• Recursos
• Tempo
• Dinheiro
• Gerenciamento de projetos é uma arte e uma ciência

O gerenciamento de projetos é um dos componentes mais críticos de um negócio de sucesso. Afeta receitas e passivos e, finalmente, interage com a satisfação e retenção de clientes ou clientes. Sua empresa pode ter apenas um projeto em andamento por vez, enquanto outras grandes corporações e entidades podem manipular vários projetos ao mesmo tempo. Por sua própria natureza, os projetos são temporários.

Projetos são um meio para atingir uma meta, e a meta será finalmente alcançada. Sua empresa pode passar para outro projeto ... ou não. Pode ter sido um objetivo único.

Os projetos levam a uma necessidade crescente na força de trabalho. O Project Management Institute estimou que, durante o período 2010-2020, mais de 15 milhões de novos cargos de gerenciamento de projetos seriam adicionados em todo o mundo.

O que é gerenciamento de projetos?

O gerenciamento de projetos não é toda a operação da sua empresa. É apenas um segmento, um projeto especificado com um plano detalhado de como você e sua empresa alcançarão esse objetivo. É um plano detalhado em uma série de etapas, cada uma delas tão importante quanto as outras. Você deve conseguir um para passar adequadamente para o próximo.

Pense no gerenciamento de projetos como uma escada que você deve subir. Você não pode pular para o topo. Você deve tomá-lo degrau por degrau para obter a máxima eficiência. Sua equipe deve aplicar as ferramentas disponibilizadas a eles, bem como seus conhecimentos e conhecimentos para executar cada etapa e seguir para a próxima.

É fácil dizer que você quer chegar à Caixa A, então você vai dar 25 passos nessa direção. Mas você também deve levar em consideração as considerações de tempo em seu plano de projeto e provavelmente precisará trabalhar dentro de um orçamento. Você pode rastrear essas 25 etapas ou pode correr. Depende da rapidez com que você deve chegar lá para a conclusão bem-sucedida do projeto. Você pode economizar dinheiro viajando a pé ou pode contratar um motorista. Depende do orçamento que você dedicou ao projeto.

Não existe uma abordagem, sistema ou plano único. Cada projeto que você e sua empresa lidam provavelmente terá seu cronograma, objetivo e orçamento. É por isso que é tão importante ter um gerente de projetos talentoso e experiente para administrar o show.

Os elementos de um projeto

Um gerente de projeto bem-sucedido deve gerenciar simultaneamente quatro elementos básicos de um projeto. Esses elementos estão inter-relacionados.

• Escopo: Isso envolve o tamanho, as metas e os requisitos do projeto.
• Recursos:Você precisará de pessoas, equipamentos e materiais.
• Tempo: Isso não trata apenas de quanto tempo o projeto levará em geral. Ele deve ser dividido em durações de tarefas, dependências e caminho crítico.
• Dinheiro:Tenha uma firme compreensão dos custos, contingências e lucros.

O elemento mais importante: escopo

O escopo do projeto é a definição do que o projeto deve realizar e os orçamentos de tempo e dinheiro criados para atingir esses objetivos. Qualquer alteração no escopo do projeto deve ter uma alteração correspondente no orçamento, tempo, recursos ou todos os três.

Se o escopo do projeto for construir um edifício para abrigar três widgets com um orçamento de US $ 100.000, o gerente de projeto deverá fazer isso. Se o escopo for alterado para um edifício para quatro widgets, o gerente de projeto deverá obter uma alteração apropriada em tempo, dinheiro e recursos.

Recursos

Existem três aspectos para entender e gerenciar recursos: pessoas, equipamentos e materiais.

Um gerente de projeto bem-sucedido deve gerenciar efetivamente os recursos atribuídos ao projeto, incluindo membros da equipe do projeto, equipe de fornecedores e subcontratados. Ele deve garantir que seus funcionários tenham as habilidades e ferramentas necessárias para concluir o trabalho e deve monitorar continuamente se possui pessoas suficientes para concluir o projeto no prazo. Seu trabalho é garantir que cada pessoa entenda a tarefa e os prazos do projeto.

O membro sênior de cada grupo de funcionários se reporta ao gerente de projeto quando ele está gerenciando funcionários diretos, mas os funcionários também podem ter um gerente de linha que forneça orientação técnica. Em uma situação de gerenciamento de matriz como uma equipe de projeto, o trabalho do gerente de projeto é fornecer orientação ao projeto para os gerentes de linha. Gerenciar subcontratos de mão-de-obra geralmente significa gerenciar o líder da equipe dos trabalhadores subcontratados, que por sua vez gerenciam esses trabalhadores.

Um gerente de projeto geralmente precisa adquirir equipamentos e materiais e gerenciar seu uso também, para que a equipe possa operar com eficiência. Ele é responsável por ter o equipamento e os materiais adequados no local correto, no momento adequado.

Tempo

Os três elementos do gerenciamento bem-sucedido do tempo são tarefas, cronograma e caminho crítico.

Crie o cronograma do projeto listando, em ordem, todas as tarefas que devem ser concluídas. Alguns devem ser feitos sequencialmente, enquanto outros podem se sobrepor ou ser feitos em conjunto. Atribua uma duração a cada tarefa. Aloque os recursos necessários. Determine os antecessores - que tarefas devem ser concluídas antes dos outros - e os sucessores, as tarefas que não podem ser iniciadas até que a outra tarefa seja concluída. Esse aspecto do gerenciamento de projetos às vezes é chamado de gerenciamento de cachoeira porque uma tarefa segue outra em ordem mais ou menos seqüencial.

O software de gerenciamento de projetos pode simplificar a tarefa de criar e gerenciar o cronograma do projeto.

Algumas tarefas têm um pouco de flexibilidade nas datas de início e término necessárias. Isso é chamado de "flutuar". Outras tarefas não têm flexibilidade. Eles têm zero float. Uma linha através de todas as tarefas com flutuação zero é chamada de caminho crítico. Todas as tarefas nesse caminho - e pode haver vários caminhos paralelos - devem ser concluídas no prazo, para que o projeto chegue dentro do prazo. A principal tarefa de gerenciamento de tempo do gerente de projeto é monitorar o caminho crítico.

Dinheiro

As três considerações no gerenciamento de dinheiro são custos, contingências e lucro.

Cada tarefa tem um custo, seja o horário de trabalho de um programador de computador ou o preço de compra de um metro cúbico de concreto. Cada um desses custos é estimado e totalizado na preparação do orçamento do projeto.

Algumas estimativas serão mais precisas que outras. O orçamento do projeto deve, portanto, incluir uma provisão para contingências - dinheiro reservado no orçamento "apenas no caso" de o custo real de um item ser muito diferente da estimativa.

Lucro é o dinheiro que a empresa deseja ganhar com a tarefa. É colocado no topo do custo.

Portanto, um orçamento do projeto é composto pelo custo estimado, mais a contingência, mais qualquer lucro. O trabalho do gerente de projeto é manter o custo real igual ou abaixo do custo estimado e maximizar o lucro que a empresa obtém no projeto.

Gerenciamento de projetos é uma arte e uma ciência

O gerenciamento de projetos bem-sucedido requer prática. Essas idéias podem fornecer uma compreensão básica do gerenciamento de projetos, mas consideram isso apenas o começo. Se seu trabalho ou carreira inclui gerenciamento de projetos e se você deseja aprimorar suas habilidades, converse com gerentes de projetos bem-sucedidos, leia e pratique. O gerenciamento de projetos pode ser uma carreira muito gratificante.