Usando marcos no gerenciamento de projetos
Contente
- Quando usar os marcos do projeto
- Com que frequência colocar marcos em seu plano
- Como os marcos são representados em seu gráfico de Gantt
- Como nomear marcos
- Como obter marcos assinados
- Usando Marcos para Comunicação
Uma das características definidoras de um projeto é que ele dura por um período fixo de tempo. Isso pode variar de algumas semanas a vários anos e, em alguns casos, para projetos de construção em larga escala ou obras públicas, décadas.
Para acompanhar o progresso ao longo do caminho e garantir que os principais resultados sejam alcançados de acordo com o cronograma, os gerentes de projeto usam marcos.
Um marco do projeto é uma tarefa com duração zero, o que significa conquista no projeto. Eles são usados como uma maneira de mostrar movimento e progresso adiante e mostrar às pessoas o que está acontecendo, mesmo que não tenham conhecimento detalhado das tarefas envolvidas para chegar lá. Nesse sentido, eles são muito úteis para a comunicação das partes interessadas e para estabelecer expectativas.
Quando usar os marcos do projeto
Marcos no gerenciamento de projetos são usados para marcar:
- O início de fases significativas do trabalho
- O fim de fases significativas do trabalho
- Prazos
- Quando uma decisão importante está sendo tomada
- Outros pontos fixos no tempo que precisam chamar especificamente
Com que frequência colocar marcos em seu plano
Um curso de treinamento pode recomendar colocar marcos em seu plano cerca de uma vez por mês. Isso é bom e uma boa regra de ouro, mas você precisa usar seu julgamento profissional. Alguns meses podem ter muita atividade, com reuniões importantes marcadas como marcos, decisões sendo tomadas e o fechamento de uma fase e o início de outra.
Em outros meses, você poderá se concentrar na execução, com muito pouco, se houver, em que possa manter um marco.
Para fins de relatório, é útil criar um motivo para ter um marco pelo menos uma vez em cada ciclo de relatório.
Como os marcos são representados em seu gráfico de Gantt
Marcos são um dos componentes de um gráfico de Gantt e são mostrados no gráfico como um diamante. Eles não são mostrados como uma tarefa normal porque têm uma duração de zero: em outras palavras, eles não levam tempo. Para fins de planejamento em um gráfico de Gantt, eles simplesmente acontecem.
Se você não estiver usando gráficos de Gantt, ainda poderá usar marcos. Aqui estão cinco alternativas aos gráficos de Gantt: você ainda pode incorporar marcos em seu plano usando esses.
Se você deseja se manter pessoalmente organizado e seu software de gerenciamento de projetos não estiver totalmente integrado ao seu calendário, copie e cole as datas principais no seu diário. Dependendo de como você gosta de trabalhar, isso pode lembrá-lo do que deve acontecer.
Como nomear marcos
Os marcos devem ter uma descrição clara do cronograma do projeto, mas não um que implique que eles são uma tarefa. Portanto, eles não devem ser chamados de 'Obter acordo para passar para a Fase 2', mas 'Fase 2 começa'. Se você deseja refletir o esforço de obter um acordo para passar para a Fase 2, adicione uma tarefa logo antes do marco para cobri-lo.
Os marcos devem descrever o momento em que representam assim:
- Fase de teste concluída
- PID aprovado
- Contrato assinado
Muitos gerentes de projeto optam por numerar seus marcos para facilitar a referência também. Se você usar uma estrutura de detalhamento do trabalho, poderá usar a numeração. Caso contrário, não há problema em usar M1, M2 e assim por diante para deixar claro a que você está se referindo. Uma estrutura de nomenclatura clara se torna mais importante à medida que o número de marcos aumenta, então pense em como você fará isso se o seu projeto for executado por vários meses.
Como obter marcos assinados
Os marcos fazem parte do cronograma do seu projeto; portanto, quando o cronograma é baseado em linha de base, você deve considerar seus marcos assinados.
Se você precisar alterar as datas dos seus marcos, use o procedimento padrão de controle de alterações para fazer ajustes no seu plano. Isso pode ser tão fácil quanto conversar com o patrocinador do projeto e informar por que as datas precisam mudar, ou tão formal quanto montar um novo cronograma recomendado e levá-lo ao comitê de planejamento para ratificação.
É melhor descobrir qual será seu processo de assinatura de marcos, se houver, antes de precisar usá-lo, para que você não perca tempo quando precisar fazer uma alteração.
Usando Marcos para Comunicação
Os marcos são úteis para comunicação e geração de relatórios porque representam os pontos mínimos de controle no plano. Em outras palavras, se você executasse todas as outras tarefas, ainda conseguiria ver o que estava acontecendo e manter o projeto avançando usando apenas os marcos.
Você deve conseguir os marcos e colocá-los em um painel ou relatório de projeto. Eles devem contar a história do projeto em detalhes suficientes para satisfazer as pessoas às quais você está se reportando, normalmente o patrocinador do projeto ou outro grupo executivo, como o grupo diretor (ou diretoria do projeto). A cada mês, ou com a frequência de relatório que você usa, é possível mostrar quais marcos foram alcançados.
Os relatórios em relação aos marcos são bastante diretos e geralmente são feitos como uma tabela. Você lista a descrição do marco, a data de vencimento e a nova data prevista. Quando o marco é atingido e pode ser marcado como completo, você adiciona essa data também. Felizmente, será a mesma data prevista, mas os projetos nem sempre funcionam dessa maneira.
Uma tabela como essa torna óbvio o que foi concluído e o que é excelente. Você poderá planejar a resposta para a pergunta: "Por que não atingimos esse marco?" antes de ir e se encontrar com seu patrocinador ou enviar o relatório.
Quando o seu plano de projeto é muito longo e você tem muitos marcos, você achará mais fácil abandonar os marcos concluídos a cada ciclo de relatório. Relate apenas os marcos futuros ou concluídos nesse mês: no próximo mês retire qualquer coisa que tenha sido concluída no mês passado, para que você não aumente constantemente a duração do relatório, dizendo às pessoas sobre o trabalho que elas já sabem que está concluído.
Os marcos são uma ferramenta realmente útil de gerenciamento de projetos para planejamento, programação e geração de relatórios e são fáceis de usar. Coloque alguns no seu próximo plano de projeto, acompanhe-os e você aprenderá qual a frequência que funciona melhor para você.
Como em tudo no gerenciamento de projetos, use-os de maneira flexível para obter o resultado desejado, usando essas dicas e diretrizes para informar suas próprias decisões.
