10 etapas críticas a serem incluídas no plano do projeto

Contente

• Objetivos do Projeto
• Escopo do Projeto
• Marcos e principais entregas
• TrabalhoDemolirEstrutura
• Despesas
• Plano de Recursos Humanos
• Plano de gerenciamento de riscos
• Plano de Comunicações
• Plano de Gerenciamento das Partes Interessadas
• Plano de Gerenciamento de Mudanças

Um plano de projeto é o culminar de um planejamento meticuloso por um gerente de projeto. É o documento mestre que orienta como um projeto será executado, de acordo com as intenções do gerente para cada faceta principal do projeto. Embora os planos do projeto sejam diferentes de empresa para empresa, existem dez elementos ou etapas essenciais que devem ser incluídos em um plano de projeto eficaz para evitar confusão e improvisação forçada durante a fase de execução do projeto.

Objetivos do Projeto

As metas do projeto são definidas em um termo de abertura do projeto, mas devem ser incluídas no plano do projeto para explicar melhor as metas do projeto ou incluir o regulamento como um apêndice. Não importa como um gerente de projeto opte por incorporar as metas ao plano do projeto, o importante é manter um vínculo claro entre o termo de abertura do projeto - o primeiro documento-chave de um projeto - e o segundo documento-chave do projeto, seu plano de projeto.

Escopo do Projeto

Assim como as metas do projeto, o escopo é definido no regulamento e deve ser refinado ainda mais no plano do projeto pelo gerente do projeto. Ao definir o escopo, o gerente do projeto pode começar a mostrar como será a meta ou o produto final do projeto. Se o escopo não for definido, ele poderá ser expandido ao longo do projeto e levar a excedentes de custos e prazos perdidos.

Por exemplo, se você estiver liderando uma equipe de marketing para criar um folheto para a linha de produtos de uma empresa, deve indicar quantas páginas serão e fornecer exemplos de como o produto final pode parecer.

Para alguns membros da equipe, um folheto pode significar duas páginas, enquanto outros podem considerar dez páginas adequadas. Definir o escopo pode colocar toda a equipe na mesma página no início.

Marcos e principais entregas

As principais realizações de um projeto são chamadas de marcos e os principais produtos de trabalho são chamados de principais entregas. Ambos representam os grandes componentes do trabalho em um projeto. Um plano de projeto deve identificar esses itens, defini-los e definir prazos para sua conclusão.

Se uma organização empreender um projeto para desenvolver novo software, os principais resultados podem ser a lista final dos requisitos de negócios e como implementá-los.

Depois disso, o projeto pode ter marcos para a conclusão do design, teste do sistema, teste de aceitação do usuário e data de lançamento do software. Esses marcos têm produtos de trabalho associados a eles, mas são mais sobre os processos do que sobre os próprios produtos.

O marco e os principais prazos de entrega não precisam ser datas exatas, mas quanto mais preciso, melhor. Datas precisas ajudam os gerentes de projeto a dividir as estruturas de trabalho com mais precisão.

Nesta fase do plano, você estará criando marcos para que você possa pegar entregas grandes ou de alto nível e dividi-las em pequenas entregas, que podem ser descritas na próxima etapa.

TrabalhoDemolirEstrutura

Uma estrutura de detalhamento do trabalho (EAP) desconstrói os marcos e os principais resultados de um projeto em blocos menores, para que uma pessoa possa ter responsabilidade por cada faceta. Ao desenvolver a estrutura de detalhamento do trabalho, o gerente de projeto considera muitos fatores, como os pontos fortes e fracos dos membros da equipe do projeto, as interdependências entre tarefas, recursos disponíveis e o prazo geral do projeto.

Os gerentes de projeto são os principais responsáveis ​​pelo sucesso do projeto, mas não podem fazer o trabalho sozinhos. A WBS é uma ferramenta que o gerente de projeto usa para garantir a prestação de contas do projeto, porque informa ao patrocinador do projeto, aos membros da equipe do projeto e às partes interessadas que são responsáveis ​​pelo quê. Se o gerente de projeto estiver preocupado com uma tarefa, eles saberão exatamente com quem se encontrar com relação a essa preocupação.

Despesas

O orçamento de um projeto mostra quanto dinheiro é alocado para concluir o projeto. O gerente de projeto é responsável por dispersar esses recursos adequadamente. Para um projeto que possui fornecedores, o gerente de projeto garante que as entregas sejam concluídas de acordo com os termos do contrato, prestando atenção especial à qualidade. Alguns orçamentos do projeto estão vinculados ao plano de recursos humanos.

É importante estabelecer o custo de cada etapa e resultado, observando quanto tempo é necessário e o custo de mão-de-obra envolvido para concluir as tarefas. O custo do projeto está associado ao tempo que leva, que remonta ao escopo do projeto. O escopo, os marcos, as tarefas e o orçamento devem ser alinhados e realistas.

Plano de Recursos Humanos

O plano de recursos humanos mostra como o projeto será organizado. Às vezes conhecido como plano de pessoal, o plano de RH define quem estará na equipe do projeto e quanto tempo de compromisso cada pessoa deve assumir. Ao desenvolver esse plano, o gerente do projeto negocia com os membros da equipe e seus supervisores quanto tempo cada membro da equipe pode dedicar ao projeto. Se uma equipe adicional é necessária para consultar o projeto, mas faz parte da equipe do projeto, isso também está documentado no plano de pessoal. Novamente, os supervisores apropriados são consultados.

Plano de gerenciamento de riscos

Muitas coisas podem dar errado em um projeto. Embora antecipar todos os desastres possíveis ou soluços menores seja desafiador, muitas armadilhas podem ser previstas. No plano de gerenciamento de riscos, o gerente de projetos identifica riscos para o projeto, a probabilidade de ocorrência desses cenários e estratégias para mitigá-los. Para formular esse plano, o gerente do projeto busca informações do patrocinador, da equipe do projeto, das partes interessadas e de especialistas internos.

Estratégias de mitigação são implementadas para riscos que provavelmente ocorrerão ou que tenham altos custos associados. Riscos improváveis ​​de ocorrer e custos baixos são observados no plano, mesmo que não tenham estratégias de mitigação.

Plano de Comunicações

Um plano de comunicação descreve como um projeto será comunicado a vários públicos. Assim como a estrutura de detalhamento do trabalho, um plano de comunicação atribui a responsabilidade de concluir cada componente a um membro da equipe do projeto.

Nesta etapa, é importante descrever como os problemas serão comunicados e resolvidos dentro da equipe e com que frequência a comunicação será feita com a equipe e as partes interessadas ou o chefe. Cada mensagem tem um público-alvo. Um plano de comunicação ajuda os gerentes de projeto a garantir que as informações corretas cheguem às pessoas certas no momento certo.

Plano de Gerenciamento das Partes Interessadas

Um plano de gerenciamento de partes interessadas identifica como as partes interessadas serão usadas no projeto. Às vezes, as partes interessadas precisam apenas receber informações. Isso pode ser resolvido no plano de comunicações. Se for necessário mais das partes interessadas, um plano de gerenciamento de partes interessadas descreve como será obtido.

Plano de Gerenciamento de Mudanças

Um plano de gerenciamento de mudanças estabelece uma estrutura para fazer alterações no projeto. Embora os gerentes de projeto tendam a evitar mudanças no projeto, eles são inevitáveis. O plano de gerenciamento de mudanças fornece protocolos e processos para fazer alterações. É essencial para a responsabilidade e a transparência que os patrocinadores, gerentes e membros da equipe do projeto sigam o plano de gerenciamento de mudanças.