Como organizar um evento de mídia bem-sucedido

Contente

• Comece com um comunicado de imprensa
• Assista às chamadas telefônicas
• Planeje cuidadosamente o tempo do seu evento
• Não tente fazer tudo
• Tornar mais fácil entrar (e sair)
• Considere os visuais
• Não esqueça um kit de imprensa
• Verifique se o seu contato de mídia está disponível
• Use funcionários com experiência
• Prepare sua declaração com antecedência
• E se o repórter não aparecer?

Uma das maneiras mais fáceis para sua empresa receber exposição gratuita na mídia - geralmente conhecida como "mídia ganha" - é através de eventos de mídia. Esteja você se unindo a vários patrocinadores para ajudar os menos afortunados ou realizando uma conferência de imprensa para anunciar um lançamento do produto, há certas etapas que você deve seguir para organizar um evento de mídia bem-sucedido.

Comece com um comunicado de imprensa

O envio do comunicado de imprensa ajudará a mídia a decidir se a sua história merece cobertura suficiente. É por isso que ajuda a manter seu comunicado de imprensa simples e nunca usar nenhum hype. Estações e jornais estão procurando notícias; eles não estão procurando um discurso de vendas.

Você tem uma janela para enviar seu comunicado de imprensa. Você não deseja enviá-lo muito cedo e, em seguida, ele será esquecido ou enterrado, e não será tarde demais quando outras histórias já tiverem sido atribuídas, e elas simplesmente não caberão no seu evento. Geralmente, de dois a três dias antes do seu evento é aviso prévio suficiente para permitir que o tempo da imprensa agende repórteres.

Você também deve ter certeza de incluir instruções e instruções especiais em seu comunicado de imprensa. Se a sede da sua empresa estiver em um local, mas o seu evento estiver em sua fábrica a 49 km, é necessário deixar isso claro em seu release.

Assista às chamadas telefônicas

Depois de enviar seu comunicado de imprensa, você pode ligar para os editores nos jornais ou os produtores das estações de TV para verificar se eles o recebem. É tudo o que você precisa perguntar.

Muitas vezes, isso abre a conversa para eles dizerem se eles acham que poderão vir ou não. Mas mesmo que não aconteça, você não quer perguntar se eles estão vindo. Eles estarão lá se puderem, mas não farão promessas.

Lembre-se de que notícias de última hora ou dias de notícias pesadas podem impedir que eles cheguem no último minuto. Você não quer incomodá-los para ver se eles estão chegando, mesmo no dia do evento, quando você está lá esperando os repórteres aparecerem.

Você também deseja assistir a hora em que faz sua ligação. Ligando dez minutos antes das 17:00 pode parecer o fim do dia para você, mas para um produtor que leva dez minutos até um noticiário noturno. Os melhores horários para ligar geralmente são por volta das 10:00 e das 13:00 às 14:30.

Planeje cuidadosamente o tempo do seu evento

Todo mundo está trabalhando nos prazos. Os jornais definiram horários para colocar a edição do dia seguinte na cama. Isso significa que, se eles vierem ao seu evento às 17:00 na quinta-feira, a cobertura pode não aparecer até sábado.

As estações de TV geralmente têm manhã, meio-dia, 17h, 18h, 22h e / ou 23h. noticiários durante a semana, dependendo do seu mercado de TV. Obter cobertura se o seu evento de mídia começar às 16:00 pode ser muito complicado. Eles não vão apenas entrar no carro de notícias e dirigir como um louco para colocar sua fita no ar às 5:00. Há um script que precisa ser escrito e uma fita que precisa ser editada.

Planeje o horário do seu evento para que não seja apenas conveniente para os repórteres, mas também aumente suas chances de obter uma exposição mais imediata.

Não tente fazer tudo

Por mais tentador que seja tornar-se diretor, não diga ao repórter, fotógrafos ou cinegrafistas que fotos você deseja que eles tirem. Você deseja estabelecer um certo relacionamento com eles e iniciar um relacionamento com o jornal ou a estação de TV. Você não ganhará nenhum amigo dizendo a eles como fazer o trabalho deles.

Tornar mais fácil entrar (e sair)

Se você estiver realizando o evento em sua fábrica de 50.000 pés quadrados e a área que você está permitindo mídia estiver na parte de trás do edifício, dê a eles o acesso mais fácil possível. Não os deixe estacionar na frente do prédio e, em seguida, leve o equipamento até a parte de trás, se puder ajudá-lo. Se houver uma maneira de dirigir para trás, informe à mídia as instruções de direção no comunicado de imprensa e marque claramente o caminho quando chegarem.

Você também deseja considerar qual área de sua instalação é estritamente proibida. Por exemplo, se você não pode evitar uma longa caminhada, realmente deseja que a mídia percorra todo o prédio com câmeras? Isso não significa que eles vão começar a filmar o que quiserem. Mas muitas empresas têm políticas rígidas sobre onde câmeras e não funcionários podem ir por motivos de propriedade.

Considere os visuais

Pense no seu visual com cuidado. Dê à mídia o máximo de experiência prática possível. Falar sobre um produto por meia hora e depois se referir à imagem na brochura é algo que a mídia nem precisa mostrar. Lembre-se de que eles transmitem os recursos visuais para seus clientes em potencial - seus espectadores ou leitores -, por isso é importante manter o público em mente para que você possa obter a cobertura necessária.

Não esqueça um kit de imprensa

Inclua as informações sobre o seu evento e as entregue à mídia. Essa informação os ajudará a escrever a história, mas também ajudará você a ter mais controle sobre as notícias, já que você está fornecendo as informações cruciais.

Verifique se o seu contato de mídia está disponível

Não se esqueça de disponibilizar seu contato de mídia para perguntas. Se um repórter tiver perguntas adicionais, ele precisará entrar em contato com seu contato de mídia rapidamente. Certifique-se de incluir o número de telefone do contato de mídia e outras informações de contato no seu kit de imprensa.

Use funcionários com experiência

Você não precisa limitar os porta-vozes do seu evento ao seu próprio contato com a mídia. Se um funcionário pode dar uma mordida melhor, porque teve mais experiência no desenvolvimento e no trabalho com um determinado produto, por todos os meios, disponibilize-os para perguntas.

Prepare sua declaração com antecedência

Se você planeja falar na câmera ou com um repórter de jornal, pense no que deseja dizer antes. Pode ajudar um amigo que não esteja familiarizado com a sua empresa a ler o seu kit de imprensa e fazer perguntas. A partir dessas perguntas, bem como de algumas idéias, crie uma lista de respostas. Você não quer parecer ensaiado, mas também não quer parecer despreparado nem dizer "Umm ...".

Você também deseja considerar os diferentes tipos de mídias. O jornal tem necessidades diferentes da televisão e vice-versa. Um repórter de jornal pode fazer perguntas muito diferentes de um repórter de TV. Cada mídia possui maneiras diferentes de apresentar suas notícias, para que elas precisem do tipo que melhor se adapte ao seu público.

E se o repórter não aparecer?

A emissora ou o jornal pode muito bem enviar um fotógrafo ou videógrafo em vez de um repórter. Isso não significa que sua história não seja importante para eles. Eles não estariam lá se não planejassem dar cobertura à sua história, então trate quem aparecer muito bem.

Se um cinegrafista estiver carregando o equipamento, não entregue a eles um kit de imprensa nesse momento. Ofereça-se para levá-lo até eles conseguirem as fotos de que precisam. Trate-os como um cidadão de segunda classe retornará à estação e poderá prejudicar suas chances de cobertura futura.