Usando gráficos da organização como uma ferramenta de gerenciamento

Contente

• Organogramas "padrão"
• Organogramas confusos
• Organogramas como ferramenta de gerenciamento
• A maneira como deve ser feito
• A maneira como um organograma deve ser

Organogramas, ou Organogramas, para abreviar, são usados ​​para mostrar às pessoas a estrutura pretendida de uma organização. Esta organização "formal" deve refletir a estrutura de poder da empresa. Às vezes, os organogramas servem apenas para confundir as pessoas sobre o que realmente é a estrutura. Isso geralmente não é intencional, mas REFLETE a confusão das pessoas envolvidas.

No entanto, também é possível usar um organograma como uma ferramenta de gerenciamento, para promover a consecução dos objetivos da sua organização. Examinaremos exemplos típicos de organogramas "padrão". Veremos organogramas confusos. Por fim, discutiremos o uso do organograma como ferramenta de gerenciamento.

Organogramas "padrão"

Os organogramas padrão geralmente são usados ​​para mostrar às pessoas a estrutura pretendida da organização. Esta organização "formal" deve refletir a estrutura de poder da empresa. Freqüentemente, isso reflete apenas a estrutura de responsabilidade. O poder real na organização geralmente segue linhas de comunicação em vez de linhas no organograma.

Os gráficos são tipicamente de forma piramidal. Eles mostram a pessoa encarregada no topo. Abaixo estão subordinados agrupados, geralmente em caixas progressivamente menores. Geralmente, os indivíduos mostrados no mesmo nível horizontal no organograma são percebidos como "pares" dentro da organização.

Este organograma do Departamento de Computação do Imperial College (DOC) é típico do gráfico de pirâmide. O chefe de departamento tem cinco diretores que se reportam diretamente a ele, além de um vice-chefe e um comitê de busca. Cada um dos Diretores tem seus relatórios diretos mostrados nas ovais verdes abaixo de seus comitês.

Organogramas confusos

Às vezes, os organogramas podem confundir as pessoas sobre o que realmente é a estrutura. Isso geralmente não é intencional, mas reflete a confusão das pessoas envolvidas. Se você não tiver certeza dos relacionamentos funcionais do grupo ou se eles mudam com frequência, é praticamente impossível fazer um diagrama preciso deles.

Talvez o lugar mais comum para encontrar organogramas confusos seja no governo federal dos EUA. O organograma da Divisão de Ciência da Computação e Matemática do Laboratório Nacional de Oak Ridge não transmite rapidamente um entendimento da estrutura da Organização. Parece sugerir que onze funções se reportam diretamente ao Diretor.

Embora o alcance do controle (o número de subordinados diretos que um gerente possa supervisionar efetivamente) varie consideravelmente, achamos difícil acreditar que essa seja uma organização que funcione de maneira ideal. Alguns dos líderes das funções provavelmente são "mais iguais". Se planejássemos o fluxo de comunicações nessa organização e a quantidade de tempo que cada subordinado passava com o diretor, alguns dos subordinados diretos provavelmente precisariam ser reclassificados como subordinados de outras funções.

Organogramas como ferramenta de gerenciamento

Os organogramas geralmente são um dispositivo reativo, e não pró-ativo. Criamos uma organização ou permitimos que ela evolua e ela cresceu. Não está mais claro para as pessoas dentro da organização, ou para as pessoas com quem elas interagem, quem é responsável por quê. Então, elaboramos um monte de caixas e linhas para mostrar a todos que fazem o quê. Em seguida, adicionamos linhas tracejadas e dispositivos artificiais semelhantes para mostrar que o que chamamos primeiro nem sempre é o caso.

Uma opção melhor, no entanto, é criar um organograma que reflita para onde você quer que a organização vá, em vez de simplesmente refletir como está agora. Se você deseja uma organização horizontal e plana, desenhe o organograma dessa maneira. Mostre que seis ou oito (ou até onze, como vimos acima) gerentes se reportam ao VP. Mostre que todos os dez programadores se reportam diretamente ao gerente de projeto.

Se sua organização conta com círculos de qualidade ou equipes de produção para cumprir sua missão, você deve mostrá-lo em seu organograma. Não se sinta obrigado a seguir agrupamentos horizontais e linhas verticais. Se seus funcionários entenderem mais claramente suas funções, você poderá usar círculos, triângulos invertidos ou qualquer outra coisa que precisar.

Existem muitos produtos de software no mercado para ajudá-lo a mostrar como você deseja que sua organização funcione. OrgPlus é um exemplo dos tipos de ferramentas que podem ser usadas para esclarecer muitos aspectos do negócio, incluindo organogramas.

A maneira como deve ser feito

O exemplo abaixo é uma representação de um organograma, o que me impressionou bastante. Foi lançado para inaugurar uma nova era para uma empresa que exigia novas e criativas ações de todos os seus funcionários.

Mostra claramente a estrutura plana e horizontal destinada a promover a comunicação e a inovação. Isso mostra claramente a equipe formada pelos dois principais executivos, indicativo do que os funcionários devem fazer. No entanto, mantém as linhas inequívocas de responsabilidade final. O presidente está claramente liderando a empresa, mas todo mundo sabe que precisa fazer sua parte para ter sucesso.

A maneira como um organograma deve ser

Ainda é muito cedo para saber se este organograma terá o efeito desejado. Está em vigor há apenas algumas semanas. No entanto, os executivos da empresa o usaram claramente como uma ferramenta de gerenciamento eficaz para ajudar a impulsionar sua organização em direção a seus novos objetivos.