3 cenários quando a comunicação on-line não é correta
Contente
- Evite pressionar Enviar para resolver conflitos
- Evite receber envios quando estiver chateado
- Evite bater em Enviar para enviar más notícias
Existem muitas maneiras de nos comunicar online. Há e-mail, mensagens de texto ou mensagens através de um dos muitos aplicativos disponíveis no mercado. Mas usar email ou mensagens nem sempre é a maneira mais eficaz de se comunicar.
Em certas circunstâncias, você deve evitá-los. Claro, é fácil se esconder atrás do computador e dizer o que você quer dizer através do teclado. Mas às vezes você precisa sair para o mundo e usar sua voz.
Aqui estão três situações em que seria melhor se você não pressionasse enviar.
Evite pressionar Enviar para resolver conflitos
Todos nós fizemos parte de um e-mail ou mensagem entre duas partes tentando resolver um problema. Às vezes, você pode ser um dos dois principais participantes ou talvez seja simplesmente uma das muitas pessoas que alguém se sentiu obrigado a incluir.
A cada resposta de email ou mensagem, o problema aumenta. No final, o que talvez fosse uma questão relativamente pequena se tornou muito maior. Isso geralmente resulta em uma reunião cara a cara entre as duas partes, bem como um supervisor ou gerente para resolver o conflito.
Em vez de usar email ou mensagens para resolver conflitos, ligue para a pessoa ou agende uma reunião presencial. Se você é o destinatário de um email ou mensagem de outra pessoa tentando resolver um problema, resista à tentação de responder por email. Pegue o telefone ou entre no escritório da outra pessoa e diga: "Recebi seu e-mail e pensei que seria melhor se discutíssemos essa situação individualmente e não por e-mail. Você tem alguns minutos para conversar? "
Se o email for sua única opção, não copie outras pessoas nele. Isso aumenta o problema. Se você está recebendo esse e-mail, não pressione "responder a todos". Basta responder apenas à pessoa que enviou o email. Se você "responder a todos", sua resposta deve dizer: "Agradeço por trazer essa situação à minha atenção. Ligo para você em apenas um minuto para discutir". Isso alertará todos que foram copiados de que você está cuidando da situação individualmente.
Evite receber envios quando estiver chateado
Depois de uma situação ou interação perturbadora, precisamos de um período de resfriamento. E-mail e mensagens não se prestam a isso; é instantâneo por design. Em vez disso, depois de se acalmar, ligue ou visite o indivíduo para discutir a situação. Se você está recebendo um e-mail contundente, evite o desejo de responder. Reserve um tempo para se acalmar, depois ligue para a pessoa e peça para discutir pessoalmente.
No futuro, decida com antecedência que você nunca usará email ou mensagens quando estiver chateado. Faça deste um pacto inegociável consigo mesmo.
Se você sentir necessidade de escrever algo quando estiver chateado, escreva manualmente uma mensagem. Não o insira no email, mesmo que não pretenda enviar a mensagem. Você não seria a primeira pessoa a clicar acidentalmente no botão "enviar" em vez do botão "salvar".
Evite bater em Enviar para enviar más notícias
Ninguém gosta de receber más notícias e recebê-las por e-mail ou mensagem pode adicionar sal à ferida. Você já enviou um e-mail a um cliente para informar que o pedido estava atrasado?
Se a resposta para qualquer uma dessas perguntas for afirmativa, pare de usar email ou mensagens para comunicar más notícias.Usar email ou mensagem para comunicar más notícias pode enviar a mensagem de que você não se importa ou que o problema não é importante o suficiente para garantir sua atenção pessoal. Quando você usa e-mail ou mensagem para comunicar más notícias, não tem como julgar a reação da pessoa. Muito provavelmente, as pessoas ficarão desapontadas ou chateadas. Se você não está entregando as notícias pessoalmente, seus sentimentos de decepção podem aumentar e criar uma situação ainda pior.
Por fim, quando você usa email ou mensagens nesse cenário, você parece covarde. Clientes, colegas de trabalho, chefes e amigos apreciam pessoas que têm a coragem de comunicar más notícias pessoalmente.
Se você não tiver certeza se sua mensagem se qualifica como más notícias, pergunte a si mesmo: "Gostaria de receber um email ou mensagem com esse tipo de notícia ou preferiria que ele fosse comunicado pessoalmente?". Então aja de acordo.
Embora não haja dúvida de que o email ou o sistema de mensagens é um meio de comunicação rápido e eficiente, nem sempre é adequado. Siga as diretrizes acima e evite usar email ou mensagem quando for inapropriado.
