Como escrever e-mails eficazes

Contente

• Primeiro, considere a mensagem e o destinatário
• Escreva uma linha de assunto descritiva para email
• Cumprimente o destinatário corretamente
• Use gramática e pontuação corretas
• Verificar ortografia e letras maiúsculas
• Usar formatação simples no email
• Ser conciso
• Assinar e-mail adequadamente
• Reler / Repensar antes de clicar em Enviar

Muitos de nós não aprendemos a escrever e-mails na escola, mas saber como escrever um e-mail é uma habilidade inestimável no local de trabalho. Isso é particularmente verdade para quem trabalha em (ou procura) trabalhos de teletrabalho. Além da boa etiqueta telefônica, provavelmente não há nenhuma habilidade tão importante quanto o e-mail quando se trata de obter - e manter - um trabalho em casa.

Um email bem escrito facilita o entendimento e a ação do destinatário em sua mensagem. Na procura de emprego, o e-mail pode preceder ou até substituir a primeira impressão frente a frente; portanto, é essencial uma pontuação adequada e uma mensagem coerente. E no trabalho, e-mails pouco claros causam confusão e atrasos. Siga estas dicas para escrever e-mails eficazes para colegas, clientes, clientes em potencial, gerentes de contratação e até amigos e familiares.

Primeiro, considere a mensagem e o destinatário

Um e-mail deve começar em sua mente, não com os dedos no teclado. Para escrever um email com eficiência, primeiro considere porque voce esta escrevendo. Que tipo de resposta você quer? Que mensagem você deseja transmitir? Se você estiver solicitando informações, se candidatando a um emprego ou perguntando sobre vagas, verifique se o seu pedido de ação por parte do destinatário é claro.

Em seguida, considere o ponto de vista do destinatário. Quais informações eles precisam para agir ou entender sua mensagem? Forneça as informações básicas necessárias (mas não excessivas). Além disso, lembre-se da etiqueta apropriada para esse destinatário em particular. Emoticons e abreviações, como OMG ou LOL, não são apropriados para aplicativos de trabalho e a maioria dos emails comerciais.

Escreva uma linha de assunto descritiva para email

Ao escrever um e-mail, não escreva algo vago na linha de assunto, como "oi" ou "trabalhos em casa" ou deixe em branco. Os e-mails com esse tipo de assunto têm uma boa chance de acabar na caixa de spam do destinatário ou simplesmente serem ignorados. Se você estiver se candidatando a um emprego, coloque o nome da posição na linha de assunto. Se o email for para um colega, transforme sua linha de assunto em uma frase curta que resume o objetivo da mensagem.

Outro benefício de escrever uma linha de assunto descritiva é que será mais fácil encontrar na sua caixa de entrada se você precisar pesquisar mais tarde. Algo com uma linha de e-mail como "Pergunta" não será útil.

Cumprimente o destinatário corretamente

Se você conhece o nome do seu destinatário, mas não o conhece pessoalmente, cumprimente usando um título, por exemplo. Caro Sra. Brunelli. (Use "Senhora" para as mulheres quando não tiver certeza se "Senhora" ou "Senhorita" é apropriada.) Se você não tiver certeza sobre o sexo, use o nome e o sobrenome, ou seja, Caro Chris Smith. Se você não souber o nome da pessoa, inicie seu email sem uma saudação ou use uma saudação simples, por exemplo. Olá, Saudações, Caro Gerente, etc.

Se o email for para um colega ou outra pessoa que você conhece, use o nome que você usaria pessoalmente ou por telefone.

Use gramática e pontuação corretas

É muito importante usar a gramática correta em um email. Consciente ou subconscientemente, os leitores penalizam os remetentes por erros gramaticais.

• Frases de execução - Ao escrever um e-mail, não poupe os períodos. Essa pequena pausa dá aos leitores tempo para entender os significados das palavras. Frases curtas permitem mais dessas pequenas pausas. Quebrar frases longas, mesmo quando não são tecnicamente executadas.
• Vírgulas - Poucas ou vírgulas podem ser confusas. Aprenda a usar a vírgula corretamente.
• Concordância verbal assunto - Frases com esse tipo de erro são bandeiras vermelhas para empregadores que procuram candidatos com boas habilidades de comunicação. Revise as regras para concordância entre sujeito e verbo.

Verificar ortografia e letras maiúsculas

Use um verificador ortográfico, mas não confie nele. Um corretor ortográfico não captura "eles" para "o" ou "lá" para "seus" e esse tipo de erro indica descuido. Não use abreviações de texto como "u" para "você" ou "tho" para "embora".

Use letras maiúsculas corretas. A maioria das pessoas sabe capitalizar o início da frase e os nomes próprios, mas muitos não conseguem fazê-lo nos emails. Mostre que você não se importa de gastar essa fração extra de segundo para pressionar a tecla Shift. Por outro lado, muitas letras maiúsculas podem distrair o leitor. Evite escrever frases em maiúsculas (que muitos interpretam como o equivalente a gritar pessoalmente) e capitalize, apenas para enfatizar, a primeira letra das palavras que não estão no início de uma frase ou substantivos próprios.

Usar formatação simples no email

Lembre-se de que todos os programas de email são exibidos de maneira diferente. O que parece perfeitamente alinhado na tela pode funcionar em conjunto com o de outra pessoa. Por esse motivo, evite colar em um email um documento de processamento de texto altamente formatado, como um currículo ou carta de apresentação. Use documentos escritos em formato de texto sem formatação.

Faça parágrafos curtos. Como períodos, as quebras de parágrafo dão um descanso aos olhos do leitor. Alguém que lê e-mail em um telefone celular se beneficiará de parágrafos curtos. Mas tenha cuidado para ainda seguir as regras básicas relacionadas aos parágrafos.

Ser conciso

Os e-mails sinistros que escondem o assunto são apresentados e eventualmente esquecidos. Ou pior, eles podem ser mal compreendidos. Deixe seu objetivo claro, usando linguagem concisa.

• Eliminar Wordiness - Escreva com verbos ativos. "Jack me enviou os formulários" usa um verbo ativo. "Os formulários foram enviados a mim por Jack" é passivo. A forma passiva usa apenas mais algumas palavras, mas acrescenta-se. Mais do que isso, exige que os leitores reorganizem as idéias em suas cabeças.
• Atenha-se ao Ponto - Resista à tentação de adicionar informações ou idéias estranhas. Guarde-os para outro email.
• Use Bullet Points - Isso permite que o leitor use pistas visuais para entender o que é importante. Mas se tiver dúvidas sobre como os marcadores serão exibidos, use asteriscos ou hífens para criar marcadores.

Assinar e-mail adequadamente

Se o seu email tiver como padrão uma assinatura padrão, verifique se é apropriado para o email específico que você está enviando.Assinaturas com declarações políticas ou nomes e idades de seus filhos são válidas para email pessoal, mas para o trabalho use uma assinatura menos pessoal. Dependendo do seu trabalho e do seu empregador, você ainda pode personalizar sua assinatura de email com uma cotação. Escolha algo não controverso. Se você estiver perguntando sobre um emprego, use sua assinatura para fornecer informações de contato apropriadas, sem citações ou personalização extra.

Reler / Repensar antes de clicar em Enviar

Verifique se há erros de ortografia e pontuação antes de clicar em enviar. Se você encontrar um erro em um e-mail para um pedido de emprego, corrija-o e depois leia novamente antes de clicar em Enviar. Mas também leia novamente o conteúdo. Se o seu email for longo, pense em maneiras de torná-lo mais conciso. E se o seu email for polêmico ou tiver sido escrito com raiva, pressione salvar, não enviar. Volte a ele algumas horas ou um dia depois e veja se você ainda deseja enviá-lo.

Pode parecer muito o que fazer antes de enviar um email, mas se você estiver enviando emails eficazes e organizando seu email com mais eficiência, descobrirá que na verdade tem mais tempo e não menos.