Como reduzir o risco de roubo de funcionários

Contente

• O roubo de funcionários está em ascensão
• Métodos de roubo de funcionários
• Compreendendo as motivações por trás do roubo de funcionários
• Estratégias defensivas para minimizar o roubo de funcionários
• Para processar ou não processar

As estratégias de segurança e vigilância melhoraram tremendamente nos últimos anos devido aos avanços da tecnologia. Equipamentos de vigilância multiuso e aplicativos de rastreamento de tendências menos evidentes são mais eficazes na identificação de possíveis brechas no sistema de segurança. Essas brechas oferecem oportunidades para ladrões ou fraudadores obterem acesso não autorizado aos cofres e estoques da empresa.

O roubo de funcionários está em ascensão

De acordo com dados da Câmara de Comércio dos EUA, 75% dos funcionários admitiram ter roubado de seus empregadores pelo menos uma vez e 38% admitem ter roubado de empregadores pelo menos duas vezes. O FBI refere-se ao roubo de funcionários como o crime que mais cresce nos EUA, custando às empresas cerca de sete por cento das margens esperadas. O problema se torna tão grave para algumas empresas atingidas pelo roubo de funcionários que cerca de 33% são levados à falência devido a perdas por roubo ou fraude.

Os relatórios coletados pelo Statistic Brain indicam que mais de 28% das perdas comerciais variaram de US $ 100.000 a US $ 499.000 e 25% das perdas excederam US $ 1 milhão. Esses números são preocupantes porque demonstram que as perdas de negócios devido ao roubo de funcionários não são triviais. O valor médio do dinheiro ou bens roubados foi colocado em US $ 75.000.

Somente em 2014, mais de 1,2 milhão de ladrões de lojas e funcionários rebeldes foram flagrados em flagrante, de acordo com um estudo realizado por Jack L. Hayes, uma empresa de consultoria em prevenção de perdas e controle de retração de estoque. Mais significativamente, esses números foram gerados por 25 grandes varejistas, sugerindo que o problema é mais amplo e as perdas mais substanciais se os pequenos e médios varejistas fossem incluídos no mix. Segundo vários estudos, as perdas por roubo de funcionários superaram as perdas por furto em lojas.

Métodos de roubo de funcionários

Pode ser difícil detectar o roubo de funcionários porque o agressor é um familiar familiarizado com o sistema. Além disso, esses funcionários têm acesso às chaves do reino por causa de suas posições e reputação como jogadores de equipe confiáveis. Estes são alguns dos métodos comumente usados ​​para roubar da empresa.

• A equipe de contabilidade e finanças pode redirecionar os cheques recebidos para contas pessoais. Como mantêm os livros, eles podem encobrir o roubo alterando as entradas.
• Com o acesso à conta corrente corporativa, os funcionários podem emitir cheques para pagamentos fictícios que são desviados para contas pessoais.
• O roubo de dinheiro requer planejamento, uma vez que os caixas precisam equilibrar suas caixas no fechamento do turno. Eles podem economizar dinheiro, subestimando deliberadamente as alterações dos clientes e mantendo a diferença. Para empresas que não são de digitalização, os funcionários podem cotar um preço mais alto para mercadorias não identificadas e embolsar a balança.
• O roubo de mercadorias é realizado através do uso clandestino de caixotes do lixo, sistema de reciclagem ou malas pessoais para roubar mercadorias comerciais. No varejo, o processo de devolução e reembolso oferece muitas chances de roubo da empresa, com ou sem a ajuda de terceiros.
• O roubo de suprimentos pode parecer mesquinho, mas o valor aumenta rapidamente quando os funcionários se tornam mais descarados ao levar material de escritório para uso pessoal.
• O roubo de folha de pagamento refere-se ao pagamento por tempo não ganho e reembolso por despesas não comerciais.

Compreendendo as motivações por trás do roubo de funcionários

Na maioria das empresas, os funcionários passam por um rigoroso processo de triagem, incluindo verificações de antecedentes, histórico de emprego e verificações de crédito. O processo foi projetado para excluir indivíduos inadequados do pool de candidatos. É seguro assumir que os funcionários que ultrapassam os obstáculos pré-emprego são qualificados, confiáveis ​​e confiáveis.

Em muitos casos, os criminosos são funcionários de longa data que mudam de trabalhadores, do tipo empregado do mês, para ladrões furtivos, que criam planos meticulosos para redirecionar fundos para suas próprias contas ou ajudar a inventariar. O que poderia motivar essas pessoas a arriscar sua carreira e meios de subsistência para ganhar alguns milhares de dólares?

1. Mudanças drásticas na vida: A perda de um ente querido por morte, divórcio ou separação é um desenvolvimento devastador para qualquer um. Isso poderia reduzir o fluxo de renda do funcionário e aumentar as despesas. Diante de contas crescentes, o funcionário aproveita a oportunidade para receber pequenas quantias de dinheiro. Muitas vezes, eles acreditam que podem pagar sem serem pegos.
2. Vivendo além da sua escala salarial: As maiores perdas são geralmente devidas a desvios que tentam viver além de suas possibilidades. Eles procuram viver uma boa vida, mas não conseguem comprar os bens e comodidades por conta própria. Os fundos roubados são usados ​​para adquirir carros, casas e bens de luxo caros. O funcionário pode tirar férias caras e participar de atividades que custam mais do que aquilo que podem pagar.
3. Oportunidade: Os funcionários podem começar a furtar quantias insignificantes porque a oportunidade se apresenta. Os clientes podem esquecer de reivindicar sua alteração ou os contadores podem encontrar uma oportunidade de ajustar os livros sem serem notados. Aproveitar essas oportunidades pode se tornar um hábito e logo sair do controle.
4. Vícios: Indivíduos que lidam com comportamentos compulsivos que custam dinheiro não são bons candidatos a empregos que envolvam manipulação ou contabilidade de caixa. As compulsões podem superar até as melhores intenções, e os funcionários acabam canalizando fundos comerciais para alimentar jogos, drogas e outros vícios.
5. Ganância: A boa ganância à moda antiga leva os funcionários de confiança a explorar oportunidades para aproveitar o que foi confiado para fins comerciais. O roubo pode assumir a forma de desvio de fundos ou apropriação de equipamentos e outros bens para uso próprio.
6. Maçãs ruins que passaram no processo de triagem: O processo de triagem do emprego deve eliminar candidatos com antecedentes criminais, mas algumas vezes alguns passam no exame devido a pesquisas inadequadas ou falhas no processamento de registros. Colocados em uma posição de confiança, esses indivíduos podem estar tramando seu esquema para roubar da empresa, mesmo desde o início.
7. Vingança: A negligência percebida pode levar os funcionários a buscar retribuição roubando da empresa. Um indivíduo que é preterido para uma promoção ou transferência lateral para um local preferido ou alguém que faz uma avaliação negativa muito pessoalmente pode sentir que está reivindicando o que lhe foi negado roubando da empresa.

Estratégias defensivas para minimizar o roubo de funcionários

A melhor defesa é uma abordagem proativa para o problema do roubo de funcionários. Os especialistas em segurança sugerem que os proprietários e gerentes de negócios devem assumir que isso está acontecendo ou que ocorrerá quando surgir a oportunidade. Isso não significa tratar todos os funcionários com suspeita, porque essa é a maneira mais rápida de afundar o moral. A estratégia exige uma revisão abrangente dos sistemas para identificar brechas nos procedimentos administrativos e operacionais.

• Fortalecer o processo de triagem pré-emprego para identificar bandeiras vermelhas. As posições que fornecem acesso a registros contábeis e financeiros devem estar sujeitas a verificações de alto nível, cobrindo o histórico de crédito e todos os encontros com o sistema de justiça criminal. As atribuições de manuseio de dinheiro devem ser dadas aos funcionários estabelecidos, em vez de novas contratações. Desconfie de inconsistências no currículo ou de mentiras flagrantes, pois isso pode ser uma indicação de caráter questionável.
• Estabelecer um sistema de freios e contrapesos, especialmente para funcionários em posições sensíveis, com acesso a dinheiro e outras contas financeiras. Implemente um sistema de amigos que envolva pelo menos dois funcionários trabalhando juntos o tempo todo. Os procedimentos que exigem anulação de vendas e emissão de reembolso do cliente devem exigir a aprovação de um supervisor ou gerente. No departamento de contabilidade e contabilidade, os livros devem ser mantidos por uma equipe de funcionários, em vez de confiar apenas uma pessoa aos livros. Sob nenhuma circunstância deve ser confiada a uma pessoa o controle de todos os registros financeiros, que devem estar sujeitos a auditorias sem aviso prévio por um profissional terceirizado.
• Use um contador externo para examinar os principais registros financeiros. Extratos bancários, cheques emitidos e cheques recebidos e os livros contábeis a pagar e a receber devem ser verificados por terceiros. Verifique se os beneficiários são verificáveis ​​e se as assinaturas dos cheques corporativos são legítimas.
• Instale um sistema de vigilância por vídeo como um impedimento. É menos provável que as pessoas se envolvam em comportamento desonesto se souberem que estão diante das câmeras. As câmeras estão lá para desencorajar comportamentos de risco antes que aconteçam. O monitoramento de vídeo em tempo real pode ser útil em áreas de alto risco e alto valor, como estoques e área de vendas de artigos de luxo.
• Estabeleça rotinas de remoção de lixo. Elimine todas as chances de usar o sistema de descarte e reciclagem para roubar mercadorias para uso pessoal ou revender em outros lugares. O processo pode incluir desmontar e achatar todas as caixas e caixotes, usando apenas sacos de lixo transparentes e garantir o acesso unidirecional aos lixões para os funcionários.
• Melhore o moral dos funcionários. Construir confiança é uma via de mão dupla. Conheça os funcionários, estabeleça relacionamento e construa relacionamentos, porque as pessoas podem ter menos chances de ceder à tentação se estiverem felizes no trabalho e se preocuparem com sua carreira.
• Abra uma linha de dicas de funcionários. Em relação à sugestão anterior, os funcionários leais à empresa podem ajudar a limitar as perdas por fraude e roubo, denunciando suas suspeitas anonimamente. Garanta a confidencialidade de todos os relatórios e investigue cada relatório cuidadosamente antes de tomar uma ação.

Para processar ou não processar

As pequenas e médias empresas são desproporcionalmente vitimadas por fraudadores e fraudadores. Sessenta e quatro por cento das pequenas empresas relatam ter sido vítimas de roubo de funcionários, mas apenas 16% o relatam com base em um estudo realizado por um estudante de doutorado em justiça criminal na Universidade de Cincinnati. Freqüentemente, os proprietários de pequenas empresas não fazem mais do que demitir o funcionário porque o processo é caro, sem garantia de que os fundos roubados serão devolvidos. Outras empresas se abstêm de processar para evitar o escrutínio de seus registros confidenciais.

Quando se trata de roubo de funcionários, a prevenção é a melhor defesa. Revise seus sistemas e procedimentos para identificar áreas vulneráveis ​​e faça as alterações necessárias. Pode ser útil trabalhar com uma parte neutra com uma nova perspectiva para encontrar as bandeiras vermelhas. Quando forem encontrados casos de fraude e roubo de funcionários, aja de maneira rápida, decisiva e firme. Siga uma política de tolerância zero para proteger sua empresa de sofrer perdas substanciais devido ao roubo de funcionários.