I-9 Conteúdo do arquivo
Contente
- Requisitos do formulário I-9
- Armazenamento de formulários I-9 preenchidos
- I-9 Investigação de arquivos e multas
- Bottom Line
O Formulário I-9, Verificação de Elegibilidade no Emprego, é o formulário exigido pelo Departamento de Segurança Interna, Serviços de Cidadania e Imigração dos EUA (USCIS), para documentar a elegibilidade para emprego nos Estados Unidos. Como empregador, você deve preencher um formulário I-9 para cada funcionário que contratar.
Requisitos do formulário I-9
Todos os funcionários, cidadãos e não cidadãos, contratados após 6 de novembro de 1986, devem preencher a Seção 1 do Formulário I-9 no momento da contratação. O empregador é responsável por garantir que a Seção 1 do Formulário I-9 seja oportuna e adequadamente preenchida pelo funcionário.
O empregador também deve verificar a verificação do emprego e garantir que as Seções 2 e 3 do Formulário I-9 sejam preenchidas corretamente. Os empregadores devem preencher a Seção 2 do Formulário I-9 examinando evidências em primeira mão - apenas documentos originais e não expirados - de identidade e elegibilidade ao emprego dentro de três dias úteis a partir da data em que o emprego começar.
O funcionário deve estar fisicamente presente e seus documentos originais devem ser revisados pessoalmente. O funcionário que revisa os documentos originais deve assinar a Seção 2 da I-9.
O formulário verifica se você verificou duas formas de identificação aprovadas que comprovam que o funcionário está legalmente autorizado a trabalhar nos Estados Unidos.
Os empregadores ou seus representantes autorizados precisam preencher a Seção 3 ao confirmar que um funcionário é elegível para trabalhar nos Estados Unidos. Ao recontratar um funcionário dentro de três anos a partir da data em que o I-9 foi originalmente concluído, os empregadores têm a opção de preencher um novo formulário I-9 ou preencher a Seção 3.
Periodicamente, você precisa auditar os formulários I-9 para garantir que você tenha um formulário preenchido para cada funcionário. Você deve verificar a veracidade e a integridade e salvar as evidências da auditoria e de qualquer treinamento que os funcionários que concluíram ou armazenaram os I-9s receberam. Portanto, é importante manter todos os I-9s dos funcionários e a documentação que os acompanha em um arquivo pessoal separado.
Armazenamento de formulários I-9 preenchidos
O governo pode inspecionar esses formulários quanto à conformidade. Se os funcionários do governo fizerem isso, você não deseja permitir que eles acessem os arquivos pessoais de seus funcionários e as informações confidenciais que eles contêm. Portanto, no interesse da confidencialidade dos funcionários e do acesso restrito, isole os I-9s de seus funcionários em uma pasta dedicada especificamente ao armazenamento I-9.
Isso protege a privacidade de seus funcionários e também evita que o empregador precise responder a perguntas adicionais levantadas pelo conteúdo do arquivo de funcionários. Portanto, é importante evitar abrir sua empresa a uma investigação maior por funcionários do USCIS.
I-9 Investigação de arquivos e multas
Por lei, os empregadores têm pelo menos três dias úteis para produzir os Formulários I-9. Freqüentemente, a ICE solicita que o empregador forneça documentação de apoio, que pode incluir uma cópia da folha de pagamento, lista de funcionários atuais, Contrato Social e licenças comerciais.
Se forem encontradas violações técnicas ou processuais, o empregador tem 10 dias úteis para fazer as correções. O empregador também pode ser multado por quaisquer violações substantivas ou correções incompletas.
Bottom Line
Devido aos esforços de fiscalização da ICE, os empregadores têm enfrentado crescentemente acusações criminais cobradas de gerentes, proprietários e funcionários de RH por falta de preenchimento e armazenamento adequados dos formulários I-9 para todos os funcionários. As empresas receberam cada vez mais multas significativas e foram impedidas. Portanto, é imperativo que os empregadores façam com que seja uma prioridade garantir que esses formulários sejam preenchidos, mantidos e armazenados com precisão para proteger a empresa e seus funcionários de penalidades, que podem ser caras.
