Quais informações são armazenadas nos registros médicos dos funcionários?
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O arquivo médico do funcionário é o repositório de tudo que tem a ver com saúde, benefícios de saúde, licença relacionada à saúde do funcionário e seleções e cobertura de benefícios para o funcionário. O empregador mantém um arquivo médico separadamente para cada funcionário. O conteúdo desses arquivos nunca é misturado a nenhum outro arquivo de funcionário, como o arquivo pessoal.
Como o arquivo médico contém informações sensíveis e confidenciais, ele deve residir em um local seguro, bloqueado e inacessível. O arquivo que abriga os arquivos médicos dos funcionários também deve trancar e a equipe de RH deve ter as únicas chaves. O acesso aos arquivos médicos dos funcionários é restrito apenas à equipe de Recursos Humanos.
A Lei de Portabilidade e Responsabilidade do Seguro de Saúde de 1996 (HIPAA) exige que os empregadores protejam os registros médicos dos funcionários como confidenciais; os registros médicos devem ser armazenados separadamente e separados de outros registros comerciais. Nunca armazene registros médicos de funcionários no arquivo pessoal geral do funcionário.
Devido à confidencialidade das informações, os registros devem ser isolados dos arquivos que os funcionários, como supervisores ou gerentes, podem acessar. (Na verdade, isso também é recomendado para arquivos de pessoal em geral - dê apenas acesso à equipe de RH.)
Conteúdo do prontuário médico do funcionário
Esses são os tipos de itens que devem ser armazenados com segurança no arquivo médico do funcionário. Em caso de dúvida, erre ao proteger as informações médicas relacionadas aos seus funcionários.
- Pedidos e formulários de seguro de saúde
- Pedidos e formulários de seguro de vida
- Informações designadas do beneficiário
- Solicitações de qualquer outro benefício de funcionário que possa exigir informações médicas, como seguro de visão
- Pedidos de afastamento médico remunerado ou não remunerado
- Relatórios do Family Medical and Leave Act (FMLA) e aplicativos e documentos relacionados
- Documento assinado pelo médico do FMLA
- Documentação sobre as doenças de um membro da família ou criança para quem você solicita o tempo do FMLA para prestar cuidados contínuos
- Documentação de licença médica relacionada a funcionários que não são elegíveis para folgas no FMLA
- Exames, anotações, correspondência e recomendações do médico
- Desculpas medicamente relacionadas ao absentismo ou atraso de um médico
- Restrições de trabalho médico com documentação do médico recomendador
- Relatórios de acidentes e lesões, incluindo documentos exigidos pela OSHA
- Relatórios de indenização dos trabalhadores por lesões ou doenças
- Qualquer outro formulário ou documento que contenha informações médicas privadas sobre um funcionário
Se você mantiver esses arquivos confidenciais, seus funcionários confiarão em você e você defenderá o espírito e o significado da lei.
Observe que as informações fornecidas, embora autorizadas, não são garantidas por precisão e legalidade. O site é lido por uma audiência mundial e as leis e regulamentos trabalhistas variam de estado para estado e de país para país. Por favor, procure assistência jurídica ou assistência de recursos governamentais estaduais, federais ou internacionais para garantir que sua interpretação e decisões legais estejam corretas para sua localização. Esta informação é para orientação, idéias e assistência.
