Diretrizes profissionais para escrever cartas e e-mails

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Contente

Diretrizes profissionais para escrever cartas e e-mails
Informações de Contato
Saudação
Corpo da carta
Encerramento
Assinatura
Como endereçar uma carta
Formatando sua correspondência
Diretrizes para escrever cartas
Exemplos e modelos
Revisão e verificação ortográfica

Qual é a melhor maneira de escrever uma carta profissional - com uma carta em papel ou um e-mail? Um realmente não é melhor que o outro. Em alguns casos, faz sentido se comunicar por e-mail e, às vezes, você pode precisar enviar uma carta tradicional digitada, impressa e assinada. Qualquer que seja sua escolha, é importante seguir as melhores diretrizes profissionais de redação e formato de cartas e e-mails.

O e-mail é mais rápido e fácil, mas algumas mensagens nunca são abertas e, dependendo de quem você está escrevendo e por que está escrevendo, pode ser necessário enviar uma carta digitada e assinada ou até enviá-la online.

O tipo de mensagem que você escolhe depende de com quem está se comunicando e o objetivo da sua correspondência.

Todas as cartas bem escritas incluem várias seções. As informações incluídas em cada seção e o formato geral dependem do envio de uma carta digitada ou de uma mensagem de email.

É essencial que você conheça as diferentes partes de uma carta e o que deve ser listado em cada uma. Você também precisa saber como endereçar e assinar as comunicações digitadas e por email. As diferentes partes de uma carta são as seguintes:

Informações de Contato
Saudação (Saudação)
Corpo da carta
Encerramento
Assinatura

Informações de Contato

A maneira como você inclui suas informações de contato será diferente com base em como você envia sua carta. Em uma mensagem de email, suas informações de contato estarão no final da mensagem, enquanto em uma carta escrita, suas informações de contato estão na parte superior da página. Veja o que incluir na seção de informações de contato, além de exemplos de cartas e e-mails digitados.

Saudação

A saudação é a seção de saudação da sua carta com algo como "Prezado Sr. Peterson" ou "A quem possa interessar". Aqui está uma lista de exemplos de saudação de cartas que funcionam bem para correspondência profissional.

Corpo da carta

O corpo da sua carta incluirá vários parágrafos. O primeiro parágrafo deve incluir uma introdução e uma breve explicação do seu motivo para escrever. O segundo parágrafo (e quaisquer parágrafos seguintes) deve explicar melhor suas razões para escrever. O último parágrafo deve solicitar uma ação do leitor, se você estiver solicitando algo, ou declarar como fará o acompanhamento. Certifique-se de deixar claro o objetivo da sua carta. O leitor precisará saber o que você está pedindo e como eles podem ajudá-lo. Ou, se você estiver oferecendo serviços ou assistência, verifique se está claro o que você pode fornecer.

Encerramento

Uma carta é fechada com um termo como "Atenciosamente" ou "Atenciosamente", seguido de vírgula, e sua assinatura se você estiver enviando uma carta digitada. Se você estiver enviando uma mensagem de e-mail, digite seu nome após o fechamento.

Assinatura

O toque final da sua carta é a sua assinatura, que, em uma mensagem de email, incluirá suas informações de contato.

Como endereçar uma carta

É importante abordar formalmente a pessoa para quem você está escrevendo, a menos que você os conheça muito bem.

Formatando sua correspondência

Agora que você tem todas as informações que precisa incluir na sua mensagem, revise o formato padrão a ser usado para cartas e mensagens de email.

Diretrizes para escrever cartas

O próximo passo é aperfeiçoar sua carta. Deve haver muito espaço entre os parágrafos e as partes superior e inferior da página. Você também deseja selecionar um estilo e tamanho profissional legível e profissional da fonte. O que você diz dependerá do motivo pelo qual você está escrevendo; portanto, certifique-se de adaptar sua carta para se adequar à sua situação pessoal e profissional.

Exemplos e modelos

O uso de um modelo é uma ótima maneira de iniciar sua própria carta ou mensagem de email, pois você está começando com o formato básico em vigor. Basta preencher suas informações na seção apropriada da carta.

Examinar exemplos também é útil, porque você terá idéias sobre o que dizer em sua própria correspondência.