Como organizar sua papelada

Contente

• Começando
• Reúna seus documentos
• Categorizar
• Documentos vitais separados
• Duplicar sua carteira
• Crie um sistema de arquivamento simples
• Manutenção em andamento

A maioria das pessoas não pensa em um documento importante até precisar dele. Se seus documentos estão espalhados por toda parte e você não possui um sistema de organização central em seu escritório em casa, pode perder muito tempo e energia procurando coisas. Você pode até perder alguma coisa.

Começando

Com algumas etapas simples, você pode organizar seus documentos em papel importantes: você precisará de um pequeno arquivo de duas gavetas ou de uma caixa de arquivo suspensa portátil, arquivos suspensos em seis cores diferentes, pastas de guia superior e manila de terceiro corte e um cofre à prova de fogo opcional. Ou você pode comprar um grande encadernador e inserções de guia. Agora você está pronto para começar.

Reúna seus documentos

Antes de poder organizar todos os seus documentos importantes, você deve localizá-los. Às vezes é mais fácil falar do que fazer. Verifique as gavetas do escritório em casa e os papéis empilhados em sua mesa ou mesa. Verifique as pilhas de papel que amontoam as bancadas da cozinha, bem como as gavetas e cestas da cozinha. Olhe na cômoda do seu quarto e na mesa de cabeceira. Por último, mas não menos importante, verifique sua bolsa ou pasta para documentos importantes que você está carregando acidentalmente.

Categorizar

Os documentos mais importantes se enquadram em uma das seis categorias a seguir. Classifique todos os seus documentos reunidos da seguinte maneira:

1. Registros de imóveis e residenciais: Hipoteca, escrituras de propriedades, projetos e recebimentos de melhorias em casa, manuais e garantias de eletrodomésticos, informações sobre impostos sobre propriedades, apólices de seguro residencial e manuais
2. Registros automáticos: Títulos, registros de manutenção, apólices e informações de seguros, informações de empréstimos e registros de pagamento
3. Registros de saúde: apólices de seguro, manuais de benefícios de seguro de saúde, explicação de benefícios médicos, contas médicas, listas de prescrição, informações flexíveis sobre contas de despesas, recibos médicos, diretrizes médicas, apólices de seguro de vida
4. Recordes financeiros: Extratos bancários, declarações fiscais, registros de deduções fiscais, registros de investimentos, registros de empréstimos, extratos de cartão de crédito
5. Registros eletrônicos: Contratos de telefonia móvel e manuais de equipamentos; recibos e garantias de vendas para computadores, laptops e tablets; planos e contas a cabo e internet; manual e recibo de vendas do roteador sem fio
6. Registros pessoais: Certidão de nascimento, certidão de casamento, certidão de divórcio, documentos de custódia, informações da Previdência Social, registros de imunização, passaporte, registros do serviço militar, registros de batismo e confirmação, testamentos, plano de funeral e informações sobre o local do enterro. Você deve tê-los para cada membro da família. Se você tem animais de estimação, também pode incluir seus documentos importantes, como informações veterinárias e de vacinas nesta categoria.

Documentos vitais separados

A maioria dos seus documentos importantes pode ser armazenada em um arquivo normal ou em uma caixa de arquivo suspensa portátil. Alguns, no entanto, realmente devem ser mantidos em um cofre à prova de fogo ou em uma opção de armazenamento externo, como um cofre.

Documentos vitais são aqueles que seriam muito difíceis ou demorados para substituir. Eles podem conter informações pessoais sensíveis que poderiam ser comprometidas por ladrões de identidade, se roubadas. Enquanto isso, se sua casa foi destruída por incêndio ou inundação, você deseja que esses documentos vitais permaneçam intactos.

Para a maioria das pessoas, os seguintes documentos seriam considerados vitais: informações da Previdência Social, certidões de nascimento, apólices de seguro e informações de contato do agente, testamentos, escrituras de propriedades, títulos de carros, passaportes e qualquer contrato ou acordo que exigisse uma assinatura original.

Faça uma lista principal de todos os documentos vitais que você coloca no seu cofre à prova de fogo ou em uma opção de armazenamento externo.

Duplicar sua carteira

A maioria de nós carrega informações críticas em nossa carteira todos os dias e seria seriamente incomodada se fosse perdida ou roubada.

Faça cópias de sua carteira de motorista, cartão de doador de órgãos, cartão (s) de seguro de saúde, cartões de associação para academia, biblioteca, programas de fidelidade de mercearias, clubes de armazém, etc. e, o mais importante, todos os cartões de crédito e débito (frente de cópia) e volta). Guarde essas cópias com outros documentos importantes em papel.

Crie um sistema de arquivamento simples

Quanto mais simples o sistema de arquivamento, maior a probabilidade de usá-lo de forma consistente. Pegue em cada categoria de documento importante e atribua a ele uma cor de arquivo suspenso:

• Registros de casa e propriedade
• Registros Automáticos
• Registros de Saúde
• Recordes financeiros
• Registros eletrônicos
• Registros pessoais

Adicione o número apropriado de arquivos suspensos ao seu sistema de arquivamento para o número de documentos que você possui em cada categoria.

Use as pastas de papel pardo e crie uma pasta para cada documento individual dentro de cada categoria. Coloque as pastas na seção apropriada do arquivo suspenso colorido.

Se você comprou um encadernador de três argolas e inserções de guias grandes, rotule as guias com os mesmos nomes de registro, perfure todos os documentos e organize-os. Se os papéis não puderem ser perfurados, coloque-os dentro de uma pasta e perfure-a.

Se a papelada não é sua coisa, pode ser um momento de libertação. Você pode digitalizar todos esses documentos, salvá-los em um disco rígido e depois rasgar os originais.

Mas use seu próprio critério, pois é melhor guardar alguns documentos. Guarde os originais de todos os documentos vitais. Use seu melhor julgamento sobre os outros. A maioria das instituições financeiras fica feliz quando você fica sem papel.

Manutenção em andamento

Depois que seus documentos importantes estiverem organizados, mantenha-os assim. Todo mês, quando você paga suas contas, arquive quaisquer novos documentos na seção apropriada do seu sistema de arquivamento. Ao mesmo tempo, procure os documentos que você removeu do sistema durante o mês que ainda possam estar fora do sistema de arquivamento. Re-arquive-os. Pelo menos duas vezes por ano, revise os documentos em seu sistema de arquivamento para verificar se algum pode ser eliminado. Uma boa programação a seguir é no primeiro ano do calendário e no final de cada ano escolar.

Com um pouco de esforço, você pode obter benefícios a longo prazo e economizar tempo organizando seus documentos em papel importantes.