Confie ao seu chefe com um plano de gerenciamento de riscos
Contente
- O que é gerenciamento de riscos no gerenciamento de projetos?
- Planejamento de Gerenciamento de Riscos
- Um processo de gerenciamento de riscos em cinco etapas
- Etapa 1: iniciar
- Etapa 2: identificar
- Etapa 3: avaliar
- Etapa 4: planejar respostas
- Etapa 5: Implementar
Os melhores gerentes de projeto têm total confiança do gerente de linha e do patrocinador do projeto. Os executivos responsáveis por seus projetos acreditam neles quando dizem que precisam de financiamento extra, mais recursos ou ajudam a resolver um problema.
Quando você trabalha em situações de risco, precisa do kit certo. Como um caminhante com uma mochila de corda e grampos, você também precisa das ferramentas para lidar com o risco do projeto.
Você pode aumentar a confiança do seu gerente em seu projeto com um plano de gerenciamento de riscos. Um processo simples de cinco etapas pode transformar enormemente a maneira como seu chefe vê seu projeto (e você).
O que é gerenciamento de riscos no gerenciamento de projetos?
O gerenciamento de riscos no gerenciamento de projetos é o processo de identificação, avaliação e resposta aos riscos do projeto.
Riscos do projeto são coisas que podem afetar o projeto (positiva ou negativamente, mas geralmente as pessoas interpretam o risco como eventos que teriam um impacto negativo no projeto).
Seja seu projeto grande ou pequeno, haverá riscos associados a ele. Esses riscos podem ser desde o risco de sua parada escolar até o risco de um aumento de preço até um componente crítico da sua nova placa de circuito.
O risco do projeto, se não for gerenciado corretamente, pode dificultar a entrega do seu projeto com sucesso. Riscos não verificados podem adicionar tempo ao seu cronograma, trabalhar ao seu tempo e dinheiro ao seu orçamento. Os gerentes ficam nervosos com esse tipo de coisa. Tudo isso pode ser evitado com um plano de gerenciamento de riscos.
Planejamento de Gerenciamento de Riscos
Um plano de gerenciamento de riscos é uma ótima maneira de aumentar sua confiança na capacidade de entrega da equipe do projeto - e isso também aumenta a confiança do gerente. Você quer que eles acreditem que pode fazê-lo e que eles estejam cientes do que pode impedir você de entregar o projeto com sucesso. Um plano de gerenciamento de riscos é uma ferramenta perfeita para fazer isso.
E adivinha? É realmente fácil começar.
O gerenciamento de riscos do projeto é um processo simples de cinco etapas. Não vamos complicar mais do que precisa. É algo que você pode começar hoje, prepare-se para discuti-lo em sua próxima reunião e termine-o quando alguém estiver digitando a ata.
Um processo de gerenciamento de riscos em cinco etapas
Como em muitas partes do gerenciamento de projetos, o gerenciamento de riscos é um processo. Os cinco passos são:
- Iniciar
- Identificar
- Avaliar
- Planejar respostas
- Implemento
Se esses termos não significam muito para você no momento, fique com ele - vou explicar tudo.
Etapa 1: iniciar
Primeiro, você deseja definir o contexto para o gerenciamento de riscos no ambiente de gerenciamento de projetos.
Provavelmente não há muito trabalho a fazer aqui, porque alguém da sua empresa já preparou uma política de risco corporativo e tudo o que você precisa fazer é localizá-la. Isso explicará a abordagem da empresa em relação aos riscos e poderá até exigir os modelos necessários. Os modelos sempre poupam um emprego, portanto, procure-os também!
Mesmo se você não tiver uma política corporativa de riscos, alguém que gerencia projetos ao seu lado pode ter um plano de gerenciamento de riscos que você pode copiar. Por que reinventar a roda? Reutilizar documentos é essencial se você deseja economizar tempo e fazer mais.
Use o que você descobriu para produzir um plano de gerenciamento de riscos para o seu projeto. Isso faz parte do seu plano geral de gerenciamento de projetos e fala sobre como você abordará o gerenciamento de riscos em seu projeto.
Se você não sabe o que colocar, continue lendo! Os próximos passos darão uma idéia melhor do que falar no seu plano de gerenciamento de riscos.
Isso melhora a confiança por: Mostre ao seu gerente que você tem uma abordagem para lidar com a incerteza em seu projeto e que você está gerenciando ativamente os riscos.
Etapa 2: identificar
Depois de definir uma abordagem, você poderá começar a trabalhar com ela.
Agora você identifica os riscos que afetarão seu projeto. Isso é apenas um instantâneo no tempo, e seu registro de riscos é algo que você deseja voltar repetidas vezes para garantir que algo novo seja colocado lá também.
Você pode identificar riscos usando uma lista de verificação de riscos comuns, entrevistando as partes interessadas no projeto (especialmente as partes interessadas difíceis, pois geralmente têm muito a dizer sobre o que pode dar errado), fazendo sessões de brainstorming e usando seu bom senso.
Você está procurando coisas que possam causar problemas se elas acontecerem. (Lembre-se de que os riscos ainda não aconteceram. Os problemas do projeto são coisas que já aconteceram.)
Seja como for, você definitivamente deve envolver outras pessoas. Sozinho, você não terá uma imagem completa e acabará perdendo as coisas.
Os riscos podem e devem ser identificados por qualquer pessoa. Como gerente de projeto, seu trabalho é incentivar seus colegas a aumentar riscos com você, para que, como equipe, você possa fazer algo a respeito deles.
Todos os riscos identificados devem ser registrados no registro de riscos. Se você tiver um coordenador de projeto na equipe ou uma pessoa de suporte ao projeto, eles poderão fazer isso. Caso contrário, isso fará parte das tarefas administrativas.
Isso melhora a confiança por: Demonstrar que você está ciente dos principais riscos que podem afetar seu projeto e que possui meios para permanecer continuamente ciente de novos riscos.
Etapa 3: avaliar
Os riscos são então avaliados quanto à probabilidade e impacto. Ao avaliar um risco, pense em qual é a probabilidade de ocorrência, quanto custaria lidar e quanto tempo isso provavelmente adicionaria à linha do tempo do projeto.
Como medida adicional, você também pode avaliar a proximidade, o que significa o quão próximo do risco é provável que ocorra. Um risco com alta proximidade estaria potencialmente acontecendo em breve. Um risco com baixa proximidade pode acontecer em algum momento no futuro distante. Isso pode lhe dar outro fator para priorizar seu tempo e energia quando se trata de lidar com os riscos.
Isso melhora a confiança por: Garantir ao seu gerente que todos da equipe tenham uma idéia clara do que aconteceria se algum desses riscos realmente se materializasse.
Etapa 4: planejar respostas
Agora chegamos à parte importante do seu plano de gerenciamento de riscos. Nesta etapa, você decide como gerenciar o risco, identificando uma resposta apropriada.
Fazemos isso porque até agora tudo o que você tem é uma lista do que pode acontecer para tirar seu projeto do curso no futuro e qual o tamanho do negócio. O que seu gerente deseja saber a seguir é: O que você fará sobre isso?
Geralmente, há quatro coisas que você pode fazer para lidar e gerenciar um risco do projeto. Eles são:
- Evitar: tome medidas para impedir que esse resultado ocorra.
- Transferência: transfira a responsabilidade para outra parte, como em uma apólice de seguro.
- Mitigar: tome medidas para reduzir o impacto do problema, se ocorrer.
- Aceitar: Entenda que o resultado arriscado pode ocorrer e, com o consentimento da sua equipe, não tome nenhuma providência para evitá-lo.
Alguns de seus riscos podem ter um resultado positivo. Por exemplo, existe o risco de você vender tanto do novo produto que trava as linhas telefônicas. Seria um bom problema, mas ainda é um risco que você deve planejar.
Existem várias maneiras de se preparar para um risco positivo, incluindo:
- Exploração: faça o possível para garantir que esse resultado ocorra para que você possa colher os frutos.
- Compartilhar: trabalhe com outro colega ou empresa para aumentar o risco positivo.
- Melhorar: influencie os fatores que podem contribuir para um resultado positivo e tente obter ainda mais benefícios.
- Aceitar: reconheça a possibilidade de um risco positivo e não faça nada.
Você precisará descobrir qual estratégia de resposta é a melhor para cada risco em seu registro. Por exemplo, você pode decidir que o risco de colapso do telhado da fábrica é algo que você simplesmente aceita, pois não é provável que isso aconteça. No entanto, o risco de intoxicação alimentar ocupar metade da sua força de trabalho é algo que você vai mitigar ativamente, treinando toda a sua equipe de catering. Se isso já aconteceu antes e é realmente provável, a menos que você faça algo a respeito, convém atenuar o risco.
Depois que a resposta é identificada e acordada, os responsáveis pelo risco podem ser nomeados para executar o plano de ação de gerenciamento de risco. Em outras palavras, você precisa que alguém seja responsável por cumprir as tarefas com as quais concorda em seu plano.
Isso melhora a confiança por: Mostrando ao seu gerente que você considerou o que fazer com relação às coisas que podem causar problemas ao seu projeto e que está implementando planos para reduzir a incerteza e o risco no projeto.
Etapa 5: Implementar
Seu plano de gerenciamento de riscos deve agora incluir quem será responsável por realizar as atividades de mitigação de riscos para cada risco. Agora eles devem trabalhar com essas tarefas para que você esteja gerenciando ativamente os riscos em aberto.
Isso melhora a confiança por: Demonstrar que você e sua equipe de projeto podem acompanhar o que você disse que faria. Ao relatar o que você alcançou e os riscos que mitigou, ele mostra à sua equipe de gerenciamento que você leva a sério a tarefa de entregar e fazer o que é necessário para tornar seu projeto à prova de problemas no futuro.
Depois que um risco tiver passado - quando não for mais relevante porque aconteceu ou não pode mais acontecer - você pode fechá-lo em seu registro de riscos.
A implementação deste plano de gerenciamento de riscos do projeto pode diferenciá-lo de outros gerentes. Seu próprio chefe terá a evidência de que você pode pensar de maneira estratégica e criativa sobre o que pode fazer com que seu projeto seja interrompido e - o mais importante - fazer algo a respeito. Você será a pessoa que gerencia ativamente os problemas antes que eles aconteçam, varrendo obstáculos e se preparando para qualquer coisa!
Ser visto como bom no gerenciamento de riscos do projeto é uma maneira infalível de ser visto como um par seguro de mãos pela gerência. Você não precisa de muita experiência ou certificados para começar a gerenciar os riscos do projeto com sucesso (embora existam qualificações formais em gerenciamento de riscos). Esse processo fácil de cinco etapas significará em breve que o gerenciamento de riscos do projeto está incorporado nos seus planos de projeto.
