Como desenvolver um plano para terceirização

Contente

• Processo de desenvolvimento
• Realização
• Estabelecimento de Metas
• Participação
• Identificação
• Executando

Muitas discussões sobre terceirização na mídia fazem com que pareça complexo, mas é bastante simples. Mesmo em nossas casas, terceirizamos muitas tarefas: cozinhar, manter nossos gramados e cuidar de crianças, só para citar algumas. Quando não temos tempo, foco ou habilidades para realizar o trabalho, procuramos alguém que possa, e alguém que faça o trabalho por um preço que podemos pagar. As empresas funcionam da mesma maneira, embora suas decisões possam envolver mais fatores e tomadores de decisão.

Processo de desenvolvimento

Mas, assim como as famílias tomam decisões diferentes, as empresas podem tomar decisões surpreendentemente diferentes sobre terceirização. Não existe um modelo que funcione para todas as empresas, mas há um processo que todas as empresas precisam considerar:

Realização

No passado, muitas empresas nem sabiam o que era terceirização. Hoje, eles sabem sobre terceirização, mas podem não perceber quantos programas de terceirização (e similares a terceirização) já operam: Centros de cópias, salas de correspondência, gerenciamento de instalações, TI e até partes de um departamento jurídico corporativo. A terceirização pode não resolver todos os problemas, mas o aprendizado sobre a geração anterior de contratos identificará novos projetos e fornecerá informações valiosas.

Estabelecimento de Metas

Para ter sucesso na criação de um programa de terceirização, você precisa definir metas específicas, como reduzir os custos corporativos gerais em cinco por cento, concentrar-se na eficiência de um único local ou examinar apenas as funções desempenhadas em uma unidade de negócios. Metas não precisam de detalhes tremendos. À medida que sua experiência em terceirização aumenta, as definições mudam.

Participação

Você precisa de participantes de muitas áreas de especialização para fornecer informações ao plano, verificar suposições e fornecer opiniões de especialistas. Ao passar de um plano geral para projetos específicos, você repetirá esse processo e criará subgrupos com conhecimento ainda mais específico.

Identificação

Agora que você tem objetivos e especialistas para identificar e interpretar informações, é hora de identificar projetos específicos para o seu programa de terceirização. Toda empresa desenvolve critérios diferentes e é orientada tanto pela cultura quanto pela análise financeira ou operacional, mas existem critérios comuns que você deve considerar:

• Decisões anteriores: Sua empresa provavelmente tomou decisões anteriores sobre o uso de não funcionários, como trabalhadores temporários ou contratos de serviço. Trabalhe com o Procurement e seu PMO (Project Management Office) para obter detalhes. Veja como eles abordaram os problemas desta lista e compile as lições aprendidas.
• Perícia: Você está desempenhando funções ou produzindo produtos sem experiência suficiente ou está tendo problemas para manter os gerentes? A gerência atual tem um plano para resolver esses problemas? Caso contrário, este poderia ser um bom projeto de terceirização.
• Qualidade: Mesmo que uma função tenha pessoas com as habilidades certas e gerentes experientes, talvez você não obtenha o nível de serviço necessário. O gerente realiza pesquisas com clientes? O que os clientes estão dizendo sobre produtos ou serviços? Uma lacuna na qualidade ou falta de interesse no atendimento ao cliente é outro sinalizador para a terceirização.
• Custo: Um serviço excepcionalmente de alta qualidade não é necessariamente um bom valor. Como seus custos se comparam aos concorrentes? A função produz relatórios mensais: custos unitários, custos operacionais, tendências de custos plurianuais? Se essa função não puder produzir esses relatórios, um serviço terceirizado poderá fornecer maior transparência às suas operações.
• Escala: Ao examinar toda a sua empresa, você fará muitas descobertas inesperadas. Mantenha o foco! Um grande projeto é um candidato melhor à terceirização do que vários projetos menores. Esse grande projeto exigirá muito menos recursos administrativos e de gerenciamento. Mantenha uma lista abrangente, mas apenas selecione candidatos que tenham um grande impacto em sua primeira onda de projetos.
• Segurança: Agora você tem uma boa idéia de projetos em potencial. É hora de filtrá-los de acordo com os padrões de segurança. A segurança é um assunto complexo e controverso. Padrões diferentes se aplicam a diferentes setores, e algumas empresas têm mais consciência de segurança do que seus concorrentes. Entenda os padrões internos e do setor e limite os projetos de terceirização de acordo. Inclua departamento jurídico, de TI, segurança corporativa, conformidade (se aplicável) e quaisquer departamentos de "risco" em suas discussões.
• Priorização: Cada item acima (e talvez outras características) deve ser pontuado e, em seguida, cada projeto deve receber um "valor de terceirização" total. Sem dúvida, haverá muito debate sobre quais características são as mais importantes, se suas pontuações são precisas e se outras características devem ser consideradas. Não se surpreenda se esse processo durar meses ou até anos.
• Comunicação: Quando você priorizou os projetos em potencial, realizou muitas reuniões e conversou com muitas pessoas. Espere que essas discussões sejam informações públicas nos departamentos que você segmentou para terceirização. Sempre assuma que essas discussões chegarão à população de funcionários, geralmente em tempo real. Comunicações corporativas cuidadosamente pensadas precisam estar preparadas e prontas. Nunca deixe que os rumores se tornem uma melhor fonte de informação que os fatos.

Executando

No final desse processo, você terá seu plano de terceirização inicial. Existem muitas outras etapas para a execução deste plano: confirmação de dados, criação de subcomitês para projetos específicos, identificação de fornecedores, execução de pilotos, adjudicação de contratos e assim por diante. No entanto, o desenvolvimento do seu plano fornece as primeiras e mais importantes etapas.