Reunião de práticas de gerenciamento ajuda a melhorar a produtividade
Contente
- Chave de gerenciamento de reuniões - Stand PAT
- Comece suas reuniões a tempo
- Manter a reunião no tópico
- Manter e distribuir notas / atas da reunião
- A linha inferior
Passamos muito do nosso trabalho em reuniões. Em muitos casos, práticas inadequadas de gerenciamento de reuniões resultam no uso improdutivo do tempo dos participantes. Em um artigo relacionado, oferecemos orientações sobre como transformar cinco cenários de reuniões comuns em eventos produtivos. Aqui estão algumas idéias adicionais para apoiar o fortalecimento da utilidade, produtividade e impacto das reuniões.
Chave de gerenciamento de reuniões - Stand PAT
Alguns gerentes empregam um P.A.T. abordagem às reuniões, exigindo uma Ppropósito, um UMAgenda e um Tenquadrar. Armar os participantes com esses pontos críticos de contexto antes da sessão garante que as pessoas apareçam preparadas para participar e apoiar a intenção geral da reunião. Um P.A.T. claro O esboço ajuda a garantir uma sessão produtiva.
Você deve definir o objetivo da reunião em 1 ou 2 frases, no máximo. "Esta reunião é para planejar a nova campanha de marketing" ou "esta reunião é para revisar a nova política de remessa para lidar com devoluções". O objetivo ajuda a garantir que todos saibam por que estão lá, o que precisa ser feito e como orientar o progresso e conduzir a uma conclusão.
Defina uma agenda. Liste os itens que você irá revisar / discutir / inspecionar. Gostamos de atribuir um limite de tempo para cada item da agenda (veja abaixo) e identificar a pessoa responsável por moderar a discussão. Defina um período de tempo; no mínimo, defina um horário de início e fim. Também recomendamos definir uma duração para cada item da agenda. Eles devem totalizar o período geral da reunião.
Comece suas reuniões a tempo
Se você trabalha em uma dessas culturas em que as pessoas participam de reuniões até cinco ou dez minutos após o horário de início programado, é hora de iniciar uma nova tendência. Uma empresa incentiva seus gerentes a fechar a porta no horário de início programado e aqueles que estão atrasados não são bem-vindos. Embora isso possa ser mais draconiano do que você gostaria de agir, você não deve hesitar em ordenar a reunião, revisar o objetivo e confirmar as expectativas e o cronograma.
Não espere que os retardatários apareçam. Quando alguém chegar atrasado, não volte e revise o que já foi coberto. Continue com os tópicos da sua reunião. Isso será estranho para o retardatário e aumentará as chances de ele chegar a tempo na próxima reunião.
Se o organizador / patrocinador da reunião não chegar a tempo, considere a reunião cancelada e volte ao trabalho. Um período de espera de cinco a sete minutos é razoável. As probabilidades são de que o organizador da reunião tenha encontrado uma dificuldade inesperada e prefere que você não perca seu tempo esperando por ele.
Manter a reunião no tópico
Uma boa prática é atribuir a alguém o papel de manter todos no caminho certo durante a reunião. Com muita freqüência, as discussões flutuam e depois se degradam em um turbilhão de opiniões, idéias, fatos e emoções. Em vez disso, atribua a função e informe a todos os presentes que esse indivíduo irá interpor se e quando a discussão sair da agenda e item específico da discussão. Em algumas empresas, esse papel é referido como "Traffic Cope", em outras, "Topic Keeper". Independentemente do rótulo, o papel é extremamente útil para fortalecer a eficácia e a produtividade de suas reuniões.
Se surgirem tópicos adicionais que estão fora da agenda, mas são importantes para serem discutidos, esses devem ser claramente capturados e colocados no "estacionamento" para consideração e discussão futuras ou para uma reunião discreta. O proprietário da reunião reserva-se o direito de permitir uma discussão divergente menor se apoiar o objetivo geral da reunião.
Manter e distribuir notas / atas da reunião
Alguém, que não seja o organizador da reunião, deve manter as atas da reunião. Uma boa gravação da ata incluirá:
- Hora, data e local da reunião
- Descrição da finalidade
- Cópia da agenda
- Lista de participantes e uma lista daqueles que não compareceram
- Uma lista resumida detalhada de conclusões, itens de ação, responsabilidades e datas para conclusão. Muitos observadores usam a agenda como um guia para listar as conclusões e ações.
- Reunião de acompanhamento planejada, se realmente necessário.
Idealmente, distribua as anotações da reunião o mais rápido possível após a conclusão da reunião e absolutamente dentro de um dia útil. As atas e notas servem como um lembrete importante para os participantes, bem como uma fonte de informações para outras partes interessadas ou para aqueles que perderam a reunião. A ata é uma ótima ferramenta a ser usada para lembrar as pessoas e equipes de suas ações comprometidas de acompanhamento.
A linha inferior
É possível que uma reunião resulte em um resultado positivo, ajudando a impulsionar projetos e pessoas para a frente, apenas não conte com isso. Alguma diligência e fortalecimento deliberado de suas técnicas de gerenciamento de reuniões melhorarão suas chances de obter um ótimo resultado.
